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¿Eres consciente del papel que juega la gestión documental en tu empresa?

Cada vez es más habitual encontrarnos con pequeñas y medianas empresas que todavía no han optado por un software de gestión documental inteligente, un sistema que les permita tener una gestión documental centralizada de toda la información de su organización. En este artículo vamos a comentarte qué son estos sistemas y cuáles son las ventajas de implementarlos.

La rápida digitalización de nuestro mundo y las técnicas que utilizamos han llevado a una creciente necesidad de contenidos empresariales para un funcionamiento eficaz. Todos los días, tu empresa genera cantidades masivas de documentos comerciales, facturas, contratos, propuestas o presentaciones, entre otros.

Todos esos documentos sin totalmente indispensables para el funcionamiento y éxito de todas las empresas. El gran problema es que podemos acumular pilas de documentos tanto físicos y digitales en diferentes sitios, diferentes ordenadores que no están conectados entre sí y aquí es donde entra en juego los softwares de gestión documental.

El papel es un material que se puede deteriorar, ya que es sensible a la humedad y tiene una vida limitada. Además, hay muchos factores que pueden afectar a la información en papel, como la humedad, la limpieza, el almacenamiento, etc. Por otra parte, el acceso remoto a la información es una necesidad que no puede ignorarse en la era de la información. La digitalización de documentos ha tenido un impacto significativo en las organizaciones, ya que permite el acceso remoto a los documentos y la información, así como la reducción del costo de almacenamiento y la eliminación de la necesidad de papel.

Ventajas de la gestión documental electrónica para su organización:

Mejora la clasificación de la información, por loque siempre será muy fácil encontrar en el menor tiempo posible cualquier documento, esto se traduce en más productividad y tiempo para otras tareas y y respuesta inmediata ante solicitud de algún documento
Puedes hacer cambios en línea y se actualizara inmediatamente para todos los usuarios que tengan acceso a los documentos, por lo que hay un mejor control de la gestión y acceso de la información.
Se reducen los costos en cuanto a la creación y copia de archivos físicos: papel, carpetas, archivadores, impresoras y fotocopiadoras.
Compartir la información se vuelve rápido y eficaz ya que se puede difundir electrónicamente, dando los accesos solo a las personar que necesites vean el documento.

Disponibilidad absoluta 24 horas del documento en el sistema.
Seguridad de los documentos se puede garantizar estableciendo distintos niveles de seguridad en la configuración del sistema y niveles de acceso para cada usuario.
Las consultas, cambios o modificaciones que se realicen se registran electrónicamente para facilitar las auditorías internas y externas si estas llegasen a ser necesarias.
Gracias a los sistemas de gestión documental es posible acceder a los documentos desde cualquier dispositivo dentro o fuera de la organización, dependiendo del tipo de servidor donde se almacenen los documentos, permitiendo seguir con de las actividades de la empresa sin ubicarse en ella, facilitando así toma de decisiones oportuna.

Es hora de hacerle frente a la realidad y dejar de lado el papel (a parte que estaremos contribuyendo con el salvamento del ecosistema natural).

In The Cloud Group somos pioneros en el desarrollo y diseño de softwares a medida con la funcionalidad de gestión documental, sabemos que esto cada día va ocupando una gran importancia en las necesidades de las empresas, por ello te invitamos a que te comuniques con nosotros y así nos expliques tus necesidades y empecemos con esta transformación digital

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