Setor: Avaliações · Seguros · Automóveis
Tipo de projeto: Software de gerenciamento personalizado
Serviços: Gestão de casos · Automação de processos · Integrações com seguradoras · Integração com o GT Estimate · Infraestrutura e evolução contínua

O contexto

Gerir uma empresa de avaliações não se resume simplesmente a armazenar ficheiros.

Cada incidente gera informações, documentação, fotografias, veículos, seguradoras, profissionais designados, status, avaliações, comunicações e tarefas que devem ser encaminhadas de forma coordenada.

E quando o volume aumenta, gerenciar todo esse processo usando ferramentas genéricas começa a gerar exatamente o oposto do que a tecnologia deveria proporcionar: mais trabalho administrativo, mais etapas manuais e menos visibilidade.

Esse foi o desafio que enfrentamos juntos. Avaliações Bayo.

Eles não precisavam de outro CRM.

Eles precisavam de um sistema construído em torno de como uma empresa de avaliação realmente funciona.

Esse foi o ponto de partida.

O desafio: converter centenas de pequenos processos em um único fluxo de trabalho.

Diversos elementos estão envolvidos em uma operação de avaliação especializada.

Recebimento do arquivo.

Identificação do veículo.

Informações do segurado.

Atribuição profissional.

Documentação.

Avaliação.

Orçamento.

Fotografias.

Seguir.

Comunicação com a companhia de seguros.

Encerramento do caso.

Cobrança.

E, além disso, ferramentas externas que fazem parte do trabalho diário.

Quando esses processos estão espalhados por e-mails, documentos, diferentes aplicativos e tarefas manuais, o problema não é apenas a perda de tempo.

O verdadeiro problema é perder controle sobre a operação.

Portanto, o objetivo do projeto era construir uma plataforma que centralizasse todo o gerenciamento de arquivos e permitisse que cada pessoa tivesse exatamente as informações e ferramentas necessárias a qualquer momento.

Uma plataforma projetada especificamente para Bayo

Desenvolvemos um sistema de gestão personalizado capaz de suportar todo o ciclo de cada laudo pericial.

Desde o momento em que uma nova tarefa é recebida até o arquivo ser completamente encerrado.

A plataforma funciona como o centro de operações da empresa.

Em vez de adaptar a organização ao software padrão, fizemos exatamente o oposto:

Adaptamos o software ao modo de trabalho de Bayo.

Gestão completa do caso

Cada arquivo contém todas as informações relevantes sobre a operação.

Detalhes do veículo.

Segurado.

Seguro.

Profissional designado.

Situação atual do laudo pericial.

Documentação.

Fotografias.

Classificações.

Histórico de atividades.

Observações.

Comunicações.

Todas as informações estão centralizadas e acessíveis a partir de um único local.

O objetivo é simples: permitir que qualquer pessoa autorizada entenda o que está acontecendo com um arquivo sem ter que reconstruir a história procurando informações em diferentes sistemas.

Um fluxo de trabalho adaptado às operações reais.

Um dos maiores erros no desenvolvimento de software empresarial é presumir que todas as empresas funcionam da mesma maneira.

Não é esse o caso.

Cada empresa tem suas próprias regras, exceções e maneiras particulares de gerenciar suas operações.

Por isso, os estados e fluxos de trabalho da plataforma foram projetados em torno do processo real de Bayo.

Um arquivo pode passar por diferentes fases, e cada transição pode desencadear tarefas, validações ou ações específicas.

Isso permite que processos que antes dependiam do conhecimento individual sejam convertidos em processos controlados pelo próprio sistema.

A tecnologia deixou de ser simplesmente um repositório de informações.

Comece a dirigir a operação.

Integração com a CASER Insurance

Uma das partes importantes do projeto foi conectar a plataforma ao ecossistema de Seguro CASER.

Em vez de depender de processos manuais para transferir informações entre sistemas, desenvolvemos as integrações necessárias para que determinados dados pudessem ser incorporados diretamente ao fluxo de trabalho do Bayo.

Quando duas empresas trabalham juntas de forma recorrente, uma integração pode parecer tecnicamente algo pequeno.

Mas, operacionalmente, pode ter um impacto enorme.

Porque cada dado que deixa de ser inserido manualmente significa:

menos tempo administrativo,

menor probabilidade de erro,

menos duplicação,

e um caso que começa a ser processado mais cedo.

Integração com o GT Estimate

A avaliação de danos é uma parte fundamental do trabalho de um especialista.

É por isso que a plataforma também se integra com Estimativa GT, permitindo que o processo interno de gerenciamento de arquivos seja conectado a uma das ferramentas utilizadas durante a avaliação do veículo.

O objetivo da integração não era simplesmente "conectar duas APIs".

O objetivo era evitar que o profissional tivesse que repetir informações e mudar constantemente de contexto entre diferentes ferramentas.

Esse é um dos princípios que seguimos ao projetar software empresarial:

A integração faz sentido quando elimina trabalho.

Não quando isso simplesmente demonstra que dois sistemas podem se comunicar.

Automatização de tarefas administrativas

Uma parte significativa do valor do sistema reside precisamente nas pequenas automações.

Ações que, individualmente, podem economizar apenas alguns segundos ou alguns minutos.

Mas, quando multiplicados por centenas de arquivos, acabam representando muitas horas de trabalho.

O sistema permite a automatização e simplificação de diversas tarefas relacionadas a:

• Criação e atualização de arquivos;
• Gestão de documentos;
• designação de profissionais;
• mudanças de estado;
• rastreamento de operações;
• comunicações;
• coleta de informações;
• integração com plataformas externas;
• Controle do histórico de arquivos.

A automação não substitui o profissional.

Isso elimina parte do trabalho administrativo que o impede de dedicar tempo ao seu trabalho.

Visibilidade de toda a operação

Quando uma empresa gerencia um grande volume de arquivos, ter a informação não é suficiente.

Precisamos ser capazes de compreendê-la.

É por isso que a plataforma permite que você tenha uma visão global da atividade.

Abra os arquivos.

Arquivos pendentes.

Estados.

Carga de trabalho.

Atividade de profissionais.

Tempos de gestão.

Operações que requerem atenção.

Informações que antes estavam distribuídas em dezenas ou centenas de arquivos agora podem se tornar informações úteis para a tomada de decisões.

Software que evolui com a empresa

Esta é provavelmente uma das partes mais importantes do projeto.

O software personalizado não deve ser considerado finalizado no dia em que entra em produção.

As empresas mudam.

Aparecem novos clientes.

Novas companhias de seguros.

Novas ferramentas.

Novos processos.

Novas necessidades.

Por isso, nossa relação com a Bayo não se limita ao desenvolvimento inicial da plataforma.

O Cloud Group continua a trabalhar como parceiro tecnológico, desenvolvendo o sistema à medida que a própria organização evolui.

Quando surge uma nova necessidade operacional, não se deve procurar uma aplicação adicional que resolva apenas parte do problema.

Podemos analisar como incorporá-lo dentro do mesmo ecossistema.

O que muda quando o software é desenvolvido em torno da sua empresa?

O resultado mais importante não é uma nova tela.

Trata-se de reduzir o atrito.

Anteriormente, uma determinada ação podia exigir a busca de informações, a troca de plataformas, a cópia de dados e a atualização manual de diferentes sistemas.

Atualmente, grande parte desse processo ocorre no mesmo ambiente.

A empresa obtém:

Maior controle sobre os arquivos.
Todas as informações e o histórico da operação estão centralizados.

Menos trabalho manual.
Integrações e automações reduzem tarefas repetitivas.

Menos erros.
Os processos são definidos dentro do próprio sistema.

Maior rastreabilidade.
Cada arquivo mantém sua atividade e evolução.

Maior capacidade de crescimento.
O sistema pode evoluir à medida que novos processos, clientes ou integrações surgirem.

A tecnologia não deve obrigá-lo a mudar a forma como sua empresa opera.

Muitas empresas chegam a um ponto em que suas operações são muito específicas para continuarem dependendo exclusivamente de ferramentas padrão.

E então começam os remendos.

Um CRM, por um lado.

O Excel, por exemplo.

Documentos compartilhados.

E-mails.

Uma ferramenta específica para uma parte do processo.

Mais uma plataforma para mais uma.

E pessoas encarregadas de conectar manualmente tudo aquilo que a tecnologia não conecta.

Bayo seguiu outro caminho.

Crie um sistema que se adapte à sua forma real de trabalhar.

E continue a aprimorá-lo à medida que a empresa evolui.

Para nós, é isso que um software personalizado deve fazer.

Não force uma empresa a se adaptar ao software.

Faça com que o software se adapte à empresa.

Sua empresa também está buscando soluções para as limitações do seu software?

Na The Cloud Group, projetamos e desenvolvemos softwares personalizados para organizações que precisam digitalizar operações, conectar sistemas, automatizar processos ou substituir ferramentas que não conseguem mais acompanhar seu crescimento.

Conte-nos como funciona o seu negócio. Analisaremos como a tecnologia deve funcionar.