Sektor: Gutachten · Versicherungen · Automobilbranche
Projekttyp: Kundenspezifische Managementsoftware
Dienstleistungen: Fallmanagement · Prozessautomatisierung · Integrationen mit Versicherungsunternehmen · Integration mit GT Estimate · Infrastruktur und kontinuierliche Weiterentwicklung

Der Kontext

Die Leitung eines Bewertungsunternehmens besteht nicht einfach nur in der Speicherung von Dateien.

Jeder Vorfall generiert Informationen, Dokumentationen, Fotos, Fahrzeuge, Versicherer, zugewiesene Fachkräfte, Statusmeldungen, Wertgutachten, Kommunikationsvorgänge und Aufgaben, die koordiniert abgewickelt werden müssen.

Und wenn das Volumen zunimmt, führt die Verwaltung dieses gesamten Prozesses mit generischen Werkzeugen genau zum Gegenteil dessen, was Technologie eigentlich leisten sollte: mehr Verwaltungsaufwand, mehr manuelle Schritte und weniger Transparenz.

Das war die Herausforderung, der wir uns gemeinsam gestellt haben. Bayo-Gutachten.

Sie brauchten kein weiteres CRM-System.

Sie brauchten ein System, das darauf aufbaut, wie ein Bewertungsunternehmen tatsächlich arbeitet.

Das war der Ausgangspunkt.

Die Herausforderung: Hunderte kleiner Prozesse in einen einzigen Workflow zu überführen.

Viele Teile sind in eine Expertenbewertung einbezogen.

Empfang der Datei.

Fahrzeugidentifizierung.

Informationen zum Versicherten.

Professionelle Aufgabe.

Dokumentation.

Bewertung.

Budget.

Fotografien.

Nachverfolgen.

Kommunikation mit der Versicherung.

Fall abgeschlossen.

Abrechnung.

Und darüber hinaus externe Hilfsmittel, die Teil der täglichen Arbeit sind.

Wenn diese Prozesse über E-Mails, Dokumente, verschiedene Anwendungen und manuelle Aufgaben verteilt sind, besteht das Problem nicht nur in der Zeitverschwendung.

Das eigentliche Problem ist das Verlieren. Kontrolle über den Betrieb.

Ziel des Projekts war es daher, eine Plattform zu schaffen, die die gesamte Dateiverwaltung zentralisiert und es jedem ermöglicht, jederzeit genau die benötigten Informationen und Werkzeuge zur Verfügung zu haben.

Eine speziell für Bayo entwickelte Plattform

Wir haben ein maßgeschneidertes Managementsystem entwickelt, das den gesamten Zyklus jedes Gutachtens unterstützen kann.

Vom Zeitpunkt des Eingangs eines neuen Auftrags bis zum vollständigen Schließen der Datei.

Die Plattform dient als operatives Zentrum des Unternehmens.

Anstatt die Organisation an Standardsoftware anzupassen, haben wir genau das Gegenteil getan:

Wir haben die Software an Bayos Arbeitsweise angepasst.

Vollständiges Fallmanagement

Jede Datei enthält alle relevanten Informationen über den Vorgang.

Fahrzeugdetails.

Versichert.

Versicherung.

Zugewiesener Fachmann.

Status des Gutachtens.

Dokumentation.

Fotografien.

Bewertungen.

Aktivitätsverlauf.

Beobachtungen.

Kommunikation.

Alle Informationen sind zentralisiert und von einem einzigen Ort aus zugänglich.

Das Ziel ist einfach: Jeder autorisierten Person soll ermöglicht werden, zu verstehen, was mit einer Datei geschieht, ohne die Geschichte durch die Suche nach Informationen in verschiedenen Systemen rekonstruieren zu müssen.

Ein an den tatsächlichen Betrieb angepasster Arbeitsablauf

Einer der größten Fehler bei der Entwicklung von Unternehmenssoftware ist die Annahme, dass alle Unternehmen auf die gleiche Weise arbeiten.

Das ist nicht der Fall.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln, Ausnahmen und spezifischen Vorgehensweisen zur Abwicklung seiner Geschäftstätigkeit.

Deshalb wurden die Zustände und Arbeitsabläufe der Plattform an den tatsächlichen Prozess von Bayo angelehnt.

Eine Datei kann verschiedene Phasen durchlaufen, und jeder Übergang kann spezifische Aufgaben, Validierungen oder Aktionen auslösen.

Dies ermöglicht es, Prozesse, die zuvor auf dem Wissen einer Einzelperson beruhten, in Prozesse umzuwandeln, die vom System selbst gesteuert werden.

Technologie ist nicht mehr nur ein Informationsspeicher.

Beginnen Sie mit der Leitung der Operation.

Integration mit CASER Insurance

Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war die Anbindung der Plattform an das Ökosystem von CASER Versicherung.

Anstatt uns auf manuelle Prozesse zum Informationsaustausch zwischen Systemen zu verlassen, haben wir die notwendigen Integrationen entwickelt, damit bestimmte Daten direkt in den Workflow von Bayo eingebunden werden können.

Wenn zwei Unternehmen regelmäßig zusammenarbeiten, mag eine Integration technisch gesehen unbedeutend erscheinen.

Operativ kann dies jedoch enorme Auswirkungen haben.

Denn jedes Datenelement, das nicht mehr manuell eingegeben wird, bedeutet:

weniger Verwaltungsaufwand,

geringere Fehlerwahrscheinlichkeit,

weniger Doppelarbeit,

und ein Fall, dessen Bearbeitung früher beginnt.

Integration mit GT Estimate

Die Schadensbewertung ist ein grundlegender Bestandteil der Arbeit von Sachverständigen.

Deshalb integriert sich die Plattform auch mit GT-Schätzung, Dadurch kann der interne Dateiverwaltungsprozess mit einem der Werkzeuge verbunden werden, die bei der Fahrzeugbewertung verwendet werden.

Ziel der Integration war nicht einfach nur die “Verbindung zweier APIs”.

Es ging darum, zu verhindern, dass der Fachmann Informationen wiederholen und den Kontext zwischen verschiedenen Tools ständig ändern muss.

Das ist eines der Prinzipien, die wir bei der Entwicklung von Unternehmenssoftware befolgen:

Eine Integration ist dann sinnvoll, wenn sie Arbeit überflüssig macht.

Nicht, wenn es lediglich demonstriert, dass zwei Systeme miteinander kommunizieren können.

Automatisierung administrativer Aufgaben

Ein wesentlicher Teil des Wertes des Systems liegt gerade in den kleinen Automatisierungen.

Maßnahmen, die einzeln betrachtet nur wenige Sekunden oder wenige Minuten einsparen können.

Doch multipliziert man sie mit Hunderten von Dateien, so repräsentieren sie am Ende viele Arbeitsstunden.

Das System ermöglicht die Automatisierung und Vereinfachung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit:

• Erstellung und Aktualisierung von Dateien;
• Dokumentenverwaltung;
• Einsatz von Fachkräften;
• Zustandsänderungen;
• Betriebsverfolgung;
• Kommunikation;
• Informationsbeschaffung;
• Integration mit externen Plattformen;
• Kontrolle des Dateiverlaufs.

Automatisierung ersetzt nicht den Fachmann.

Es erspart Ihnen einen Teil der administrativen Arbeit, die Sie daran hindert, sich Ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen.

Transparenz über den gesamten Betrieb

Wenn ein Unternehmen eine große Menge an Dateien verwaltet, reicht es nicht aus, nur die Informationen zu besitzen.

Wir müssen sie verstehen können.

Deshalb ermöglicht Ihnen die Plattform einen globalen Überblick über die Aktivitäten.

Dateien öffnen.

Ausstehende Dateien.

Staaten.

Arbeitsbelastung.

Tätigkeit von Fachleuten.

Managementzeiten.

Vorgänge, die Aufmerksamkeit erfordern.

Informationen, die zuvor auf Dutzende oder Hunderte von Dateien verteilt waren, können nun zu nützlichen Informationen für die Entscheidungsfindung werden.

Software, die sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt

Dies ist vermutlich einer der wichtigsten Teile des Projekts.

Individuelle Software sollte nicht mit dem Tag ihrer Produktionsaufnahme als fertiggestellt betrachtet werden.

Unternehmen verändern sich.

Neue Kunden tauchen auf.

Neue Versicherungsgesellschaften.

Neue Werkzeuge.

Neue Prozesse.

Neue Bedürfnisse.

Deshalb beschränkt sich unsere Beziehung zu Bayo nicht auf die anfängliche Entwicklung der Plattform.

Die Cloud Group arbeitet weiterhin als Technologiepartner und entwickelt das System parallel zur Weiterentwicklung der Organisation selbst weiter.

Wenn ein neuer betrieblicher Bedarf entsteht, sollte man nicht nach einer zusätzlichen Anwendung suchen, die nur einen Teil des Problems löst.

Wir können analysieren, wie wir es in dasselbe Ökosystem integrieren können.

Was ändert sich, wenn die Software auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist?

Das wichtigste Ergebnis ist kein neuer Bildschirm.

Es geht darum, die Reibung zu verringern.

Bisher konnte eine bestimmte Aktion das Suchen nach Informationen, den Wechsel von Plattformen, das Kopieren von Daten und das manuelle Aktualisieren verschiedener Systeme erfordern.

Ein Großteil dieses Prozesses findet nun innerhalb derselben Umgebung statt.

Das Unternehmen erhält:

Mehr Kontrolle über die Dateien.
Alle Informationen und die Historie der Operation sind zentralisiert.

Weniger manuelle Arbeit.
Integrationen und Automatisierungen reduzieren wiederkehrende Aufgaben.

Weniger Fehler.
Die Prozesse sind innerhalb des Systems selbst definiert.

Bessere Rückverfolgbarkeit.
Jede Datei behält ihre Aktivität und ihren Entwicklungsstand.

Größeres Wachstumspotenzial.
Das System kann sich weiterentwickeln, wenn neue Prozesse, Kunden oder Integrationen hinzukommen.

Technologie sollte Sie nicht dazu zwingen, Ihre Geschäftsprozesse zu ändern.

Viele Unternehmen erreichen einen Punkt, an dem ihre Geschäftsprozesse zu spezifisch sind, um sich weiterhin ausschließlich auf Standardwerkzeuge verlassen zu können.

Und dann beginnen die Flickstellen.

Ein CRM auf der einen Seite.

Excel zum Beispiel.

Gemeinsam genutzte Dokumente.

E-Mails.

Ein spezielles Werkzeug für einen Teil des Prozesses.

Eine weitere Plattform für eine weitere.

Und die Menschen, die dafür zuständig sind, all das manuell miteinander zu verbinden, was die Technologie nicht verbindet.

Bayo schlug einen anderen Weg ein.

Entwickeln Sie ein System, das auf Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise basiert.

Und entwickeln Sie es kontinuierlich weiter, während sich das Unternehmen weiterentwickelt.

Genau das sollte unserer Meinung nach individuelle Software leisten.

Zwingen Sie ein Unternehmen nicht dazu, sich der Software anzupassen.

Die Software muss zum Unternehmen passen.

Arbeitet Ihr Unternehmen ebenfalls damit, die Einschränkungen seiner Software zu umgehen?

Bei The Cloud Group entwerfen und entwickeln wir maßgeschneiderte Software für Organisationen, die ihre Abläufe digitalisieren, Systeme verbinden, Prozesse automatisieren oder Tools ersetzen müssen, die mit ihrem Wachstum nicht mehr Schritt halten können.

Schildern Sie uns Ihre Geschäftsprozesse. Wir analysieren, wie die Technologie funktionieren sollte.