Settore: Valutazioni · Assicurazioni · Settore automobilistico
Tipologia di progetto: Software di gestione clienti
Servizi: Gestione dei casi · Automazione dei processi · Integrazioni con le compagnie assicurative · Integrazione con GT Estimate · Infrastruttura ed evoluzione continua
Gestire una società di perizie non significa semplicemente archiviare documenti.
Ogni incidente genera informazioni, documentazione, fotografie, veicoli, assicuratori, professionisti incaricati, stati di avanzamento, valutazioni, comunicazioni e attività che devono procedere in modo coordinato.
E quando il volume aumenta, gestire l'intero processo utilizzando strumenti generici inizia a generare esattamente l'opposto di ciò che la tecnologia dovrebbe fornire: più lavoro amministrativo, più passaggi manuali e meno visibilità.
Questa è stata la sfida che abbiamo affrontato insieme Valutazioni Bayo.
Non avevano bisogno di un altro CRM.
Avevano bisogno di un sistema costruito attorno al funzionamento effettivo di una società di perizie.
Quello fu il punto di partenza.
Un'operazione di valutazione da parte di esperti coinvolge numerosi elementi.
Ricevuta del file.
Identificazione del veicolo.
Informazioni sull'assicurato.
Incarico professionale.
Documentazione.
Valutazione.
Bilancio.
Fotografie.
Seguito.
Comunicazione con la compagnia assicurativa.
Chiusura del caso.
Fatturazione.
E, inoltre, strumenti esterni che fanno parte del lavoro quotidiano.
Quando questi processi sono distribuiti tra e-mail, documenti, diverse applicazioni e attività manuali, il problema non è solo la perdita di tempo.
Il vero problema è perdere controllo sull'operazione.
Pertanto, l'obiettivo del progetto era quello di costruire una piattaforma che centralizzasse tutta la gestione dei file e consentisse a ogni persona di avere a disposizione, in qualsiasi momento, esattamente le informazioni e gli strumenti necessari.
Abbiamo sviluppato un sistema di gestione personalizzato in grado di supportare l'intero ciclo di ogni perizia.
Dal momento in cui viene ricevuto un nuovo incarico fino alla chiusura completa del fascicolo.
La piattaforma funge da centro operativo dell'azienda.
Invece di adattare l'organizzazione al software standard, abbiamo fatto esattamente il contrario:
Abbiamo adattato il software al metodo di lavoro di Bayo.
Ciascun file contiene tutte le informazioni rilevanti sull'operazione.
Dettagli del veicolo.
Assicurato.
Assicurazione.
Professionista assegnato.
Stato della relazione peritale.
Documentazione.
Fotografie.
Valutazioni.
Cronologia delle attività.
Osservazioni.
Comunicazioni.
Tutte le informazioni sono centralizzate e accessibili da un'unica postazione.
L'obiettivo è semplice: consentire a qualsiasi persona autorizzata di capire cosa sta succedendo a un file senza dover ricostruire la storia cercando informazioni in sistemi diversi.
Uno dei più grandi errori nello sviluppo di software aziendale è presumere che tutte le aziende funzionino allo stesso modo.
Non è così.
Ogni azienda ha le proprie regole, eccezioni e modalità specifiche di gestione delle proprie attività.
Ecco perché gli stati e i flussi di lavoro della piattaforma sono stati progettati in base al processo effettivo di Bayo.
Un file può attraversare diverse fasi e ogni transizione può attivare attività, convalide o azioni specifiche.
Ciò consente di convertire processi che in precedenza dipendevano dalla conoscenza individuale in processi controllati dal sistema stesso.
La tecnologia non è più semplicemente un archivio di informazioni.
Inizia a dirigere l'operazione.
Una delle parti importanti del progetto è stata la connessione della piattaforma con l'ecosistema di CASER Assicurazione.
Anziché affidarci a processi manuali per trasferire informazioni tra i sistemi, abbiamo sviluppato le integrazioni necessarie affinché determinati dati potessero essere incorporati direttamente nel flusso di lavoro di Bayo.
Quando due aziende collaborano regolarmente, un'integrazione può sembrare tecnicamente di poco conto.
Ma dal punto di vista operativo può avere un impatto enorme.
Perché ogni dato che non viene più inserito manualmente significa:
meno tempo amministrativo,
minore possibilità di errore,
meno duplicazioni,
e un caso che inizia ad essere elaborato prima.
La valutazione dei danni è una parte fondamentale del lavoro peritale.
Ecco perché la piattaforma si integra anche con Stima GT, consentendo il collegamento del processo interno di gestione dei file con uno degli strumenti utilizzati durante la valutazione del veicolo.
L'obiettivo dell'integrazione non era semplicemente quello di "collegare due API".
Si trattava di evitare che il professionista dovesse ripetere le informazioni e cambiare continuamente contesto tra i diversi strumenti.
Questo è uno dei principi che seguiamo nella progettazione di software aziendale:
Un'integrazione ha senso quando elimina il lavoro.
Non quando si tratta semplicemente di dimostrare che due sistemi possono comunicare.
Una parte significativa del valore del sistema risiede proprio nelle piccole automazioni.
Azioni che singolarmente possono far risparmiare solo pochi secondi o pochi minuti.
Ma moltiplicati per centinaia di file, finiscono per rappresentare molte ore di lavoro.
Il sistema consente l'automazione e la semplificazione di diverse attività relative a:
L'automazione non sostituisce il professionista.
Elimina parte del lavoro amministrativo che ti impedisce di dedicare tempo al tuo lavoro.
Quando un'azienda gestisce un grande volume di file, avere le informazioni non è sufficiente.
Dobbiamo essere in grado di capirla.
Ecco perché la piattaforma consente di ottenere una visione globale dell'attività.
Aprire i file.
File in sospeso.
Stati.
Carico di lavoro.
Attività dei professionisti.
Tempi di gestione.
Operazioni che richiedono attenzione.
Le informazioni che prima erano distribuite tra decine o centinaia di file possono ora diventare informazioni utili per il processo decisionale.
Questa è probabilmente una delle parti più importanti del progetto.
Un software personalizzato non dovrebbe considerarsi finito il giorno in cui viene messo in produzione.
Le aziende cambiano.
Arrivano nuovi clienti.
Nuove compagnie assicurative.
Nuovi strumenti.
Nuovi processi.
Nuove esigenze.
Ecco perché la nostra collaborazione con Bayo non si limita allo sviluppo iniziale della piattaforma.
Cloud Group continua a operare come partner tecnologico, evolvendo il sistema di pari passo con l'evoluzione dell'organizzazione stessa.
Quando si presenta una nuova esigenza operativa, non bisogna cercare un'applicazione aggiuntiva che risolva solo parzialmente il problema.
Possiamo analizzare come integrarlo all'interno dello stesso ecosistema.
Il risultato più importante non è un nuovo schermo.
Si tratta di ridurre l'attrito.
In precedenza, una determinata azione poteva richiedere la ricerca di informazioni, il cambio di piattaforma, la copia di dati e l'aggiornamento manuale di diversi sistemi.
Gran parte di questo processo si svolge ora all'interno dello stesso ambiente.
L'azienda ottiene:
Maggiore controllo sui file.
Tutte le informazioni e la cronologia dell'operazione sono centralizzate.
Meno lavoro manuale.
Le integrazioni e le automazioni riducono le attività ripetitive.
Meno errori.
I processi sono definiti all'interno del sistema stesso.
Maggiore tracciabilità.
Ogni file conserva la propria attività e la propria evoluzione.
Maggiore capacità di crescita.
Il sistema può evolversi con l'emergere di nuovi processi, clienti o integrazioni.
Molte aziende raggiungono un punto in cui le loro operazioni sono troppo specifiche per continuare ad affidarsi esclusivamente a strumenti standard.
E poi iniziano le riparazioni.
Da un lato, un CRM.
Excel, ad esempio.
Documenti condivisi.
Email.
Uno strumento specifico per una parte del processo.
Un'altra piattaforma per un'altra.
E persone incaricate di collegare manualmente tutto ciò che la tecnologia non collega.
Bayo scelse un'altra strada.
Crea un sistema che si adatti al tuo effettivo modo di lavorare.
E continuare a svilupparlo di pari passo con l'evoluzione dell'azienda.
Questo, secondo noi, è ciò che un software personalizzato dovrebbe fare.
Non forzate un'azienda ad adattarsi al software.
Adattare il software alle esigenze dell'azienda.
Noi di The Cloud Group progettiamo e sviluppiamo software personalizzati per le organizzazioni che necessitano di digitalizzare le proprie attività, connettere i sistemi, automatizzare i processi o sostituire strumenti obsoleti che non sono più in grado di supportare la loro crescita.
Descrivici il funzionamento della tua attività. Analizzeremo come la tecnologia dovrebbe funzionare.
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