Secteur: Évaluations · Assurance · Automobile
Type de projet : Logiciel de gestion personnalisé
Services: Gestion de dossiers · Automatisation des processus · Intégrations avec les compagnies d'assurance · Intégration avec GT Estimate · Infrastructure et évolution continue

Le contexte

Gérer une société d'évaluation ne se résume pas à stocker des dossiers.

Chaque incident génère des informations, des documents, des photographies, des véhicules, des assureurs, des professionnels désignés, des statuts, des évaluations, des communications et des tâches qui doivent être menées de manière coordonnée.

Et lorsque le volume augmente, la gestion de l'ensemble de ce processus à l'aide d'outils génériques génère exactement l'inverse de ce que la technologie devrait fournir : plus de travail administratif, plus d'étapes manuelles et moins de visibilité.

C’est le défi que nous avons relevé ensemble. Rapports d'experts de Bayo.

Ils n'avaient pas besoin d'un autre CRM.

Ils avaient besoin d'un système conçu sur le modèle du fonctionnement réel d'une société d'évaluation.

C'était le point de départ.

Le défi : convertir des centaines de petits processus en un flux de travail unique

De nombreux éléments sont impliqués dans une opération d'évaluation par des experts.

Réception du dossier.

Identification du véhicule.

Informations sur l'assuré.

Mission professionnelle.

Documentation.

Évaluation.

Budget.

Photographies.

Suivi.

Communication avec la compagnie d'assurance.

Affaire classée.

Facturation.

Et, en outre, les outils externes qui font partie du travail quotidien.

Lorsque ces processus sont répartis entre courriels, documents, différentes applications et tâches manuelles, le problème ne se limite pas à une simple perte de temps.

Le vrai problème, c'est la perte contrôle sur l'opération.

L’objectif du projet était donc de construire une plateforme centralisant la gestion de tous les fichiers et permettant à chaque personne d’avoir exactement les informations et les outils nécessaires à tout moment.

Une plateforme conçue spécifiquement pour Bayo

Nous avons développé un système de gestion personnalisé capable de prendre en charge le cycle complet de chaque rapport d'expert.

Depuis la réception d'une nouvelle tâche jusqu'à la fermeture complète du dossier.

La plateforme fait office de centre opérationnel pour l'entreprise.

Au lieu d'adapter l'organisation aux logiciels standards, nous avons fait exactement le contraire :

Nous avons adapté le logiciel aux méthodes de travail de Bayo.

Gestion complète des cas

Chaque fichier contient toutes les informations pertinentes concernant l'opération.

Détails du véhicule.

Assuré.

Assurance.

Professionnel désigné.

État d'avancement du rapport d'expertise.

Documentation.

Photographies.

Évaluations.

Historique des activités.

Observations.

Communications.

Toutes les informations sont centralisées et accessibles depuis un seul et même endroit.

L’objectif est simple : permettre à toute personne autorisée de comprendre ce qui se passe avec un fichier sans avoir à reconstituer l’histoire en recherchant des informations dans différents systèmes.

Un flux de travail adapté aux opérations réelles

L'une des plus grandes erreurs lors du développement de logiciels d'entreprise est de supposer que toutes les entreprises fonctionnent de la même manière.

Ce n'est pas le cas.

Chaque entreprise a ses propres règles, exceptions et méthodes particulières de gestion de ses opérations.

C’est pourquoi les états et les flux de travail de la plateforme ont été conçus autour du processus réel de Bayo.

Un fichier peut progresser à travers différentes phases, et chaque transition peut déclencher des tâches, des validations ou des actions spécifiques.

Cela permet de convertir des processus qui dépendaient auparavant des connaissances d'un individu en processus contrôlés par le système lui-même.

La technologie n'est plus simplement un réservoir d'informations.

Commencez à diriger l'opération.

Intégration avec CASER Insurance

L'un des aspects importants du projet consistait à connecter la plateforme à l'écosystème de Assurance CASER.

Au lieu de recourir à des processus manuels pour transférer les informations entre les systèmes, nous avons développé les intégrations nécessaires afin que certaines données puissent être directement intégrées au flux de travail de Bayo.

Lorsque deux entreprises collaborent régulièrement, une intégration peut sembler techniquement mineure.

Mais sur le plan opérationnel, cela peut avoir un impact énorme.

Car chaque donnée qui n'est plus saisie manuellement signifie :

moins de temps administratif,

moins de risques d'erreur,

moins de duplication,

et un dossier dont le traitement commence plus tôt.

Intégration avec GT Estimate

L'évaluation des dommages est une composante fondamentale du travail d'expert.

C'est pourquoi la plateforme s'intègre également avec Estimation GT, permettant ainsi de connecter le processus de gestion interne des fichiers à l'un des outils utilisés lors de l'évaluation du véhicule.

L’objectif de l’intégration n’était pas simplement de “ connecter deux API ”.

Il s'agissait d'éviter au professionnel d'avoir à répéter les mêmes informations et à changer constamment de contexte entre différents outils.

C’est l’un des principes que nous suivons lors de la conception de logiciels d’entreprise :

Une intégration est judicieuse lorsqu'elle élimine du travail.

Pas lorsque cela démontre simplement que deux systèmes peuvent communiquer.

Automatisation des tâches administratives

Une part importante de la valeur du système réside précisément dans les petites automatisations.

Des actions qui, prises individuellement, ne permettent de gagner que quelques secondes ou quelques minutes.

Mais multipliés par des centaines de fichiers, cela représente finalement de nombreuses heures de travail.

Le système permet l'automatisation et la simplification de diverses tâches liées à :

• création et mise à jour des fichiers ;
• gestion documentaire ;
• affectation de professionnels ;
• changements d'état ;
• suivi des opérations ;
• communications;
• collecte d'informations ;
• intégration avec des plateformes externes ;
• contrôle de l'historique des fichiers.

L'automatisation ne remplace pas le professionnel.

Cela élimine une partie des tâches administratives qui vous empêchent de consacrer du temps à votre travail.

Visibilité sur l'ensemble de l'opération

Lorsqu'une entreprise gère un grand volume de fichiers, posséder l'information ne suffit pas.

Nous devons être capables de la comprendre.

C’est pourquoi la plateforme vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’activité.

Ouvrir les fichiers.

Fichiers en attente.

États.

Charge de travail.

Activité des professionnels.

Temps de gestion.

Opérations qui requièrent une attention particulière.

Les informations qui étaient auparavant dispersées dans des dizaines, voire des centaines de fichiers, peuvent désormais devenir des informations utiles à la prise de décision.

Un logiciel qui évolue avec l'entreprise

Il s'agit probablement de l'un des aspects les plus importants du projet.

Un logiciel personnalisé ne doit pas être considéré comme terminé le jour de sa mise en production.

Les entreprises évoluent.

De nouveaux clients apparaissent.

Nouvelles compagnies d'assurance.

Nouveaux outils.

Nouveaux procédés.

Nouveaux besoins.

C’est pourquoi notre relation avec Bayo ne se limite pas au développement initial de la plateforme.

The Cloud Group continue de travailler comme partenaire technologique, faisant évoluer le système au fur et à mesure que l'organisation évolue.

Lorsqu'un nouveau besoin opérationnel se présente, il ne faut pas rechercher une application supplémentaire qui ne résoudra qu'une partie du problème.

Nous pouvons analyser comment l'intégrer au sein du même écosystème.

Qu’est-ce qui change lorsque le logiciel est conçu autour de votre entreprise ?

Le résultat le plus important n'est pas un nouvel écran.

Il s'agit de réduire les frottements.

Auparavant, une action donnée pouvait nécessiter la recherche d'informations, le changement de plateforme, la copie de données et la mise à jour manuelle de différents systèmes.

Aujourd'hui, une grande partie de ce processus se déroule dans le même environnement.

L'entreprise obtient :

Plus de contrôle sur les fichiers.
Toutes les informations et l'historique de l'opération sont centralisés.

Moins de travail manuel.
Les intégrations et les automatisations réduisent les tâches répétitives.

Moins d'erreurs.
Les processus sont définis au sein même du système.

Traçabilité accrue.
Chaque fichier conserve son activité et son évolution.

Capacité de croissance accrue.
Le système peut évoluer au fur et à mesure que de nouveaux processus, clients ou intégrations apparaissent.

La technologie ne devrait pas vous obliger à changer le fonctionnement de votre entreprise.

De nombreuses entreprises atteignent un stade où leurs opérations sont trop spécifiques pour continuer à s'appuyer uniquement sur des outils standard.

Et puis les réparations commencent.

Un CRM d'une part.

Excel, par exemple.

Documents partagés.

Courriels.

Un outil spécifique pour une partie du processus.

Une autre plateforme pour une autre.

Et les personnes chargées de connecter manuellement tout ce que la technologie ne connecte pas.

Bayon a emprunté un autre chemin.

Concevez un système adapté à votre façon de travailler réelle.

Et continuez à la faire évoluer au fur et à mesure que l'entreprise évolue.

Voilà, pour nous, ce que devrait faire un logiciel sur mesure.

N’obligez pas une entreprise à s’adapter au logiciel.

Adaptez le logiciel à l'entreprise.

Votre entreprise doit-elle également composer avec les limitations de son logiciel ?

Chez The Cloud Group, nous concevons et développons des logiciels sur mesure pour les organisations qui ont besoin de numériser leurs opérations, de connecter leurs systèmes, d'automatiser leurs processus ou de remplacer des outils devenus obsolètes face à leur croissance.

Expliquez-nous le fonctionnement de votre entreprise. Nous analyserons le fonctionnement optimal de la technologie.