Setor: Fundação · Cultura · Gestão Institucional
Tipo de projeto: Software de gerenciamento interno personalizado
Serviços: Digitalização de processos · Gestão interna · Controle do usuário · Automação · Desenvolvimento de plataforma web · Suporte e evolução tecnológica

O contexto

Por trás de toda instituição existe uma parte que o público não vê.

Processos internos.

Usuários.

Documentação.

Coordenação entre departamentos.

Monitoramento de atividades.

Informações que devem estar disponíveis para as pessoas certas.

E centenas de pequenas tarefas administrativas que permitem que toda a organização funcione.

Em organizações com intensa atividade, depender de e-mails, documentos isolados, planilhas ou aplicativos independentes acaba gerando duplicação, perda de informações e processos difíceis de controlar.

Esse foi o ponto de partida do nosso trabalho com Fundação Casa de México na Espanha.

O objetivo era desenvolver um ambiente digital próprio que permitisse centralizar parte da gestão interna e adaptar a tecnologia às reais necessidades da organização.

Não implemente uma ferramenta genérica.

Construa uma plataforma em torno de suas operações.

O desafio: transformar processos internos em um sistema estruturado.

Muitas organizações crescem mais rápido do que suas ferramentas.

Durante anos, eles podem funcionar adequadamente com soluções independentes, documentos compartilhados e processos manuais.

Mas chega um ponto em que essa forma de trabalhar começa a se tornar uma limitação.

A informação está dispersa.

Certas tarefas dependem demais de pessoas específicas.

É difícil saber o estado de alguns processos.

A documentação encontra-se em locais diferentes.

E cada nova necessidade acaba gerando uma nova planilha, um novo e-mail ou uma nova ferramenta.

Nossa missão era começar a transformar essa operação em processos digitais centralizados e rastreáveis.

Software construído para a operação da Casa de México

Desenvolvemos uma plataforma de gestão web adaptada às necessidades específicas da Fundação Casa de México, na Espanha.

Desde o acesso ao sistema até a gestão de diferentes processos internos, o objetivo era criar um ambiente simples para o usuário, mas tecnicamente estruturado para permitir sua evolução.

A plataforma funciona como uma camada tecnológica própria sobre a qual a organização pode digitalizar progressivamente diferentes áreas.

Em vez de introduzir várias ferramentas para resolver problemas independentes, construímos uma base a partir da qual pudemos centralizar a gestão.

Acesso seguro e gerenciamento de usuários

O acesso a informações internas requer controle.

Por isso, um dos pilares da plataforma é o gerenciamento e a autenticação de usuários.

Cada usuário pode acessar o ambiente usando suas próprias credenciais, permitindo o controle sobre quem usa a plataforma e quais informações podem ser visualizadas ou gerenciadas de acordo com sua função.

A tecnologia interna deve ser simples para o usuário.

Mas por trás de tudo isso deve haver uma arquitetura capaz de gerenciar permissões, segurança e crescimento.

Centralização da informação

Um dos principais objetivos do projeto era reduzir a dispersão de informações.

Quando os processos são gerenciados a partir de diferentes documentos, e-mails ou aplicativos, encontrar informações pode se tornar parte do trabalho.

Com uma plataforma centralizada, os diferentes elementos da operação podem coexistir dentro do mesmo ecossistema.

Isso facilita o processo:

• localizar informações;
• Mantenha os dados atualizados;
• Reduzir a duplicação;
• Melhorar a coordenação;
• controle de acesso;
• Para ter maior rastreabilidade;
• Evoluir processos de forma ordenada.

Não se trata simplesmente de digitalizar informações.

O objetivo é estruturá-lo de forma que seja útil.

Digitalizar processos, e não simplesmente convertê-los em formulários.

Existe uma diferença importante entre digitalizar um processo e copiar um processo manual para uma tela.

Se um procedimento requer oito etapas desnecessárias no papel, converter essas mesmas oito etapas em oito telas não significa que ele foi aprimorado.

Por isso, antes de desenvolver, analisamos como cada processo funciona na prática.

Que informações você precisa?.

Quem intervém?.

Que decisões são tomadas?.

Que ações podem ser automatizadas?.

E quais etapas podem ser eliminadas?.

O software deve simplificar a operação.

Não transfira sua complexidade para o computador.

Automatização e redução de tarefas manuais

Cada processo administrativo contém tarefas pequenas e repetitivas.

Insira as informações.

Atualizar status.

Procure a documentação.

Verificar dados.

Avise outra pessoa.

Registre uma ação.

Individualmente, podem parecer tarefas pequenas.

Mas quando são repetidas centenas de vezes, acabam consumindo uma parte considerável do tempo de uma organização.

Uma plataforma proprietária permite a identificação progressiva e a automatização desses tipos de operações.

E é aí que a digitalização começa a gerar um retorno real.

Uma plataforma pronta para evoluir

Uma organização não funciona da mesma forma hoje como funcionará daqui a cinco anos.

Novas iniciativas estão surgindo.

Os processos mudam.

Novos equipamentos estão sendo adicionados.

Surgem novas necessidades de informação.

Novas integrações são necessárias.

Portanto, o desenvolvimento de software empresarial não deve ser encarado como um retrato estático da organização.

Deve se tornar uma base que possa evoluir com ela.

A arquitetura da plataforma Casa de México permite a expansão de funcionalidades e a digitalização de novos processos à medida que novas necessidades surgem.

Essa capacidade de evolução é uma das principais diferenças entre usar várias ferramentas isoladas e ter seu próprio sistema.

Tecnologia invisível para o usuário

Existe algo especialmente importante no software interno.

O usuário não deveria ter que pensar muito sobre isso.

Ele precisa entrar.

Encontre o que você precisa.

Faça o seu trabalho.

E para continuar.

A complexidade deve estar em segundo plano.

Na arquitetura.

Nas licenças.

Em lógica de negócios.

Nas integrações.

Em segurança.

Na infraestrutura.

Uma boa plataforma de negócios não busca impressionar o usuário com tecnologia.

Busca-se eliminar a tecnologia do processo.

O que oferece uma plataforma de gestão proprietária

Para uma organização, ter um software desenvolvido em torno de seus processos permite obter algo muito mais importante do que funcionalidades.

Controlar.

Controle sobre como a informação é estruturada.

Rastreabilidade.

Capacidade de compreender o que está acontecendo dentro dos processos.

Eficiência.

Menos tarefas administrativas e menos duplicação.

Segurança.

Informações acessíveis apenas a usuários autorizados.

Escalabilidade.

Novas funcionalidades podem ser incorporadas dentro do mesmo ecossistema.

Independência tecnológica.

A plataforma pode evoluir de acordo com as necessidades da organização e não apenas seguindo o planejamento de um fornecedor externo.

O software personalizado também faz sentido fora das grandes empresas.

Quando falamos de software empresarial, geralmente pensamos em fábricas, bancos, seguradoras ou grandes corporações.

Mas fundações, associações, instituições de ensino, câmaras de comércio e organizações culturais também gerenciam operações complexas.

Pessoas.

Atividades.

Documentação.

Processos administrativos.

Colaboradores.

Informação.

Licenças.

Seguir.

A diferença é que poucas ferramentas padrão são projetadas exatamente levando em conta essa realidade.

É aí que o software personalizado pode se tornar uma vantagem.

Não porque uma organização precise de "mais tecnologia".

Mas porque precisa menos atrito para operar.

Tecnologia a serviço de uma instituição

Nosso trabalho com a Fundação Casa de México na Espanha ilustra perfeitamente como entendemos a transformação digital no The Cloud Group.

Primeiro, entenda a organização.

Após compreender os seus processos.

Em seguida, decida o que merece ser digitalizado.

E só então desenvolver a tecnologia.

Porque o objetivo final nunca é entregar software.

O objetivo é fazer com que uma organização funcione melhor graças a isso.

Sua organização ainda gerencia processos importantes usando Excel, e-mail e ferramentas separadas?

Em O Grupo Cloud Criamos softwares de gestão personalizados para empresas, fundações e instituições que precisam centralizar informações, automatizar processos e construir sistemas preparados para evoluir.

Conte-nos como sua organização funciona atualmente e analisaremos onde a tecnologia pode ajudá-lo(a).