Secteur: Fondation · Culture · Gestion institutionnelle
Type de projet : Logiciel de gestion interne personnalisé
Services: Numérisation des processus · Gestion interne · Contrôle utilisateur · Automatisation · Développement de plateformes web · Support et évolution technologiques
Derrière chaque institution se cache une partie que le public ne voit pas.
Processus internes.
Utilisateurs.
Documentation.
Coordination interdépartementale.
Suivi des activités.
Des informations qui devraient être accessibles aux personnes concernées.
Et des centaines de petites tâches administratives qui permettent à toute l'organisation de fonctionner.
Dans les organisations à forte activité, le recours aux courriels, aux documents isolés, aux feuilles de calcul ou aux applications indépendantes finit par engendrer des doublons, des pertes d'informations et des processus difficiles à contrôler.
C’est le point de départ de notre travail avec Fondation Casa de México en Espagne.
L'objectif était de développer leur propre environnement numérique qui leur permettrait de centraliser une partie de leur gestion interne et d'adapter la technologie aux besoins réels de l'organisation.
N’implémentez pas d’outil générique.
Construire une plateforme autour de ses opérations.
De nombreuses organisations se développent plus vite que leurs outils.
Pendant des années, ils peuvent fonctionner correctement avec des solutions autonomes, des documents partagés et des processus manuels.
Mais il arrive un moment où cette façon de travailler commence à devenir une limitation.
L'information est dispersée.
Certaines tâches dépendent trop de personnes spécifiques.
Il est difficile de connaître l'état d'avancement de certains processus.
La documentation se trouve à différents endroits.
Et chaque nouveau besoin finit par générer une nouvelle feuille de calcul, un nouvel e-mail ou un nouvel outil.
Notre mission était d'entamer la transformation de cette opération en processus numériques centralisés et traçables.
Nous avons développé une plateforme de gestion web adaptée aux besoins spécifiques de la Fondation Casa de México en Espagne.
De l'accès au système à la gestion des différents processus internes, l'objectif était de créer un environnement simple pour l'utilisateur mais techniquement structuré pour pouvoir évoluer.
La plateforme fonctionne comme une couche technologique autonome permettant à l'organisation de numériser progressivement différents domaines.
Au lieu d'introduire de multiples outils pour résoudre des problèmes indépendants, nous avons construit une base permettant de centraliser la gestion.
L'accès aux informations internes nécessite un contrôle.
C’est pourquoi la gestion et l’authentification des utilisateurs constituent l’un des piliers de la plateforme.
Chaque utilisateur peut accéder à l'environnement en utilisant ses propres identifiants, ce qui permet de contrôler qui utilise la plateforme et quelles informations ils peuvent consulter ou gérer en fonction de leur rôle.
La technologie interne doit être simple pour l'utilisateur.
Mais derrière tout cela, il doit exister une architecture capable de gérer les autorisations, la sécurité et la croissance.
L'un des principaux objectifs du projet était de réduire la dispersion de l'information.
Lorsque les processus sont gérés à partir de différents documents, courriels ou applications, la recherche d'informations peut devenir une partie intégrante du travail.
Grâce à une plateforme centralisée, les différents éléments de l'opération peuvent coexister au sein d'un même écosystème.
Cela facilite les choses :
Il ne s'agit pas simplement de numériser des informations.
L'objectif est de le structurer de manière à ce qu'il soit utile.
Il existe une différence importante entre la numérisation d'un processus et la reproduction d'un processus manuel sur un écran.
Si une procédure nécessite huit étapes inutiles sur papier, le fait de convertir ces huit mêmes étapes en huit écrans ne signifie pas qu'elle a été améliorée.
C’est pourquoi, avant tout développement, nous analysons le fonctionnement réel de chaque processus.
De quelles informations avez-vous besoin ?.
Qui intervient ?.
Quelles décisions sont prises ?.
Quelles actions peuvent être automatisées ?.
Et quelles étapes peuvent être éliminées ?.
Le logiciel devrait simplifier l'opération.
Ne transférez pas sa complexité à l'ordinateur.
Chaque processus administratif comporte de petites tâches répétitives.
Saisissez les informations.
Mise à jour des statuts.
Rechercher la documentation.
Vérifier les données.
Prévenez une autre personne.
Enregistrer une action.
Prises individuellement, elles peuvent paraître comme de petites tâches.
Mais lorsqu'elles sont répétées des centaines de fois, elles finissent par consommer une part considérable du temps d'une organisation.
Une plateforme propriétaire permet l'identification progressive et l'automatisation de ces types d'opérations.
Et c'est là que la numérisation commence à générer un véritable retour sur investissement.
Une organisation ne fonctionne pas aujourd'hui de la même manière que dans cinq ans.
De nouvelles initiatives voient le jour.
Les processus changent.
De nouveaux équipements sont en cours d'installation.
De nouveaux besoins d'information apparaissent.
De nouvelles intégrations sont nécessaires.
Par conséquent, le développement de logiciels d'entreprise ne doit pas être envisagé comme une photographie statique de l'organisation.
Elle doit devenir une base capable d'évoluer avec elle.
L'architecture de la plateforme Casa de México permet l'extension des fonctionnalités et la numérisation de nouveaux processus au fur et à mesure que de nouveaux besoins apparaissent.
Cette capacité d'évolution est l'une des principales différences entre l'utilisation de plusieurs outils isolés et la possession de son propre système.
Il y a quelque chose de particulièrement important dans le logiciel interne.
L'utilisateur ne devrait pas avoir à trop y réfléchir.
Il doit entrer.
Trouvez ce dont vous avez besoin.
Faites votre travail.
Et pour continuer.
La complexité devrait rester en arrière-plan.
En architecture.
Dans les permis.
En logique métier.
Dans les intégrations.
En matière de sécurité.
Dans l'infrastructure.
Une bonne plateforme d'entreprise ne cherche pas à impressionner l'utilisateur par sa technologie.
Elle vise à éliminer la technologie du processus.
Pour une organisation, disposer d'un logiciel développé autour de ses processus lui permet d'acquérir quelque chose de bien plus important que de simples fonctionnalités.
Contrôle.
Contrôle de la structuration de l'information.
Traçabilité.
Capacité à savoir ce qui se passe au sein des processus.
Efficacité.
Moins de tâches administratives et moins de duplication.
Sécurité.
Information accessible uniquement aux utilisateurs autorisés.
Évolutivité.
De nouvelles fonctionnalités peuvent être intégrées au sein du même écosystème.
Indépendance technologique.
La plateforme peut évoluer en fonction des besoins de l'organisation et non pas seulement de la feuille de route d'un fournisseur externe.
Quand on parle de logiciels d'entreprise, on pense généralement aux usines, aux banques, aux compagnies d'assurance ou aux grandes entreprises.
Mais les fondations, les associations, les établissements d'enseignement, les chambres de commerce et les organisations culturelles gèrent également des opérations complexes.
Personnes.
Activités.
Documentation.
Processus administratifs.
Contributeurs.
Information.
Permis.
Suivi.
La différence réside dans le fait que peu d'outils standard sont conçus précisément en tenant compte de cette réalité.
C'est là que les logiciels personnalisés peuvent devenir un avantage.
Non pas parce qu'une organisation a besoin de “ plus de technologie ”.
Mais parce qu'il en a besoin moins de friction à l'usage.
Notre collaboration avec la Fondation Casa de México en Espagne illustre parfaitement notre vision de la transformation numérique chez The Cloud Group.
Premièrement, il faut comprendre l'organisation.
Après avoir compris leurs processus.
Ensuite, il faut décider ce qui mérite d'être numérisé.
Et seulement ensuite développer la technologie.
Car le but ultime n'est jamais de livrer un logiciel.
L'objectif est d'améliorer le fonctionnement de l'organisation grâce à cela.
Au Le groupe Cloud Nous concevons des logiciels de gestion sur mesure pour les entreprises, les fondations et les institutions qui ont besoin de centraliser l'information, d'automatiser les processus et de construire des systèmes capables d'évoluer.
Expliquez-nous comment votre organisation fonctionne actuellement et nous analyserons comment la technologie peut vous aider.
Español Español 
English
Français
العربية
Português
Deutsch
Italiano
