Sektor: Stiftung · Kultur · Institutionelles Management
Projekttyp: Kundenspezifische interne Verwaltungssoftware
Dienstleistungen: Prozessdigitalisierung · Internes Management · Benutzerkontrolle · Automatisierung · Entwicklung von Webplattformen · Technologische Unterstützung und Weiterentwicklung
Hinter jeder Institution gibt es einen Teil, den die Öffentlichkeit nicht sieht.
Interne Prozesse.
Nutzer.
Dokumentation.
Abteilungsübergreifende Koordination.
Aktivitätsüberwachung.
Informationen, die den richtigen Personen zugänglich gemacht werden sollten.
Und Hunderte kleiner administrativer Aufgaben, die das Funktionieren der gesamten Organisation ermöglichen.
In Organisationen mit hoher Arbeitsaktivität führt die Nutzung von E-Mails, isolierten Dokumenten, Tabellenkalkulationen oder unabhängigen Anwendungen letztendlich zu Doppelarbeit, Informationsverlust und schwer kontrollierbaren Prozessen.
Das war der Ausgangspunkt unserer Arbeit mit Stiftung Casa de México in Spanien.
Ziel war es, eine eigene digitale Umgebung zu entwickeln, die es ihnen ermöglichen würde, einen Teil ihres internen Managements zu zentralisieren und die Technologie an die tatsächlichen Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
Verwenden Sie kein generisches Werkzeug.
Entwickeln Sie eine Plattform, die auf den Abläufen basiert.
Viele Organisationen wachsen schneller als ihre Werkzeuge.
Jahrelang können sie mit eigenständigen Lösungen, gemeinsam genutzten Dokumenten und manuellen Prozessen einwandfrei funktionieren.
Doch irgendwann wird diese Arbeitsweise zur Einschränkung.
Die Informationen sind verstreut.
Bestimmte Aufgaben hängen zu stark von bestimmten Personen ab.
Es ist schwierig, den Status einiger Prozesse zu ermitteln.
Die Dokumentation befindet sich an verschiedenen Orten.
Und jedes neue Bedürfnis führt letztendlich zu einer neuen Tabellenkalkulation, einer neuen E-Mail oder einem neuen Tool.
Unsere Mission war es, mit der Umgestaltung dieses Betriebs zu beginnen in zentralisierte und nachvollziehbare digitale Prozesse.
Wir haben eine Webmanagement-Plattform entwickelt, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Casa de México Stiftung in Spanien zugeschnitten ist.
Vom Systemzugriff bis zur Verwaltung verschiedener interner Prozesse bestand das Ziel darin, eine Umgebung zu schaffen, die für den Benutzer einfach zu bedienen, aber technisch so strukturiert ist, dass sie sich weiterentwickeln kann.
Die Plattform fungiert als eigene technologische Ebene, auf der die Organisation schrittweise verschiedene Bereiche digitalisieren kann.
Anstatt mehrere Werkzeuge zur Lösung unabhängiger Probleme einzuführen, haben wir eine Grundlage geschaffen, auf der wir das Management zentralisieren können.
Der Zugriff auf interne Informationen erfordert Kontrolle.
Deshalb ist die Benutzerverwaltung und -authentifizierung eine der Säulen der Plattform.
Jeder Benutzer kann mit seinen eigenen Zugangsdaten auf die Umgebung zugreifen. Dadurch lässt sich steuern, wer die Plattform nutzt und welche Informationen je nach Rolle angezeigt oder verwaltet werden können.
Die interne Technologie sollte für den Benutzer einfach sein.
Doch dahinter muss eine Architektur stehen, die Berechtigungen, Sicherheit und Wachstum verwalten kann.
Eines der Hauptziele des Projekts war es, die Informationsstreuung zu verringern.
Wenn Prozesse über verschiedene Dokumente, E-Mails oder Anwendungen gesteuert werden, kann die Informationssuche Teil der Arbeit werden.
Durch eine zentrale Plattform können die verschiedenen Elemente des Betriebs innerhalb desselben Ökosystems koexistieren.
Das macht es einfacher:
Es geht nicht einfach nur um die Digitalisierung von Informationen.
Ziel ist es, es so zu strukturieren, dass es nützlich ist.
Zwischen der Digitalisierung eines Prozesses und dem Abbilden eines manuellen Prozesses auf einem Bildschirm besteht ein wichtiger Unterschied.
Wenn ein Verfahren auf dem Papier acht unnötige Schritte erfordert, bedeutet die Umwandlung dieser acht Schritte in acht Bildschirmdarstellungen nicht, dass es verbessert wurde.
Deshalb analysieren wir vor der Entwicklung, wie jeder einzelne Prozess tatsächlich funktioniert.
Welche Informationen benötigen Sie?.
Wer greift ein?.
Welche Entscheidungen werden getroffen?.
Welche Aktionen können automatisiert werden?.
Und welche Schritte können entfallen?.
Die Software sollte die Bedienung vereinfachen.
Übertragen Sie die Komplexität nicht auf den Computer.
Jeder Verwaltungsprozess enthält kleine, sich wiederholende Aufgaben.
Informationen eingeben.
Status aktualisieren.
Dokumentation suchen.
Daten prüfen.
Benachrichtige eine andere Person.
Eine Aktion registrieren.
Einzeln betrachtet mögen sie wie kleine Aufgaben erscheinen.
Werden sie jedoch hunderte Male wiederholt, beanspruchen sie am Ende einen beträchtlichen Teil der Zeit einer Organisation.
Eine proprietäre Plattform ermöglicht die schrittweise Identifizierung und Automatisierung dieser Vorgänge.
Und genau da beginnt die Digitalisierung, einen echten Nutzen zu bringen.
Eine Organisation funktioniert heute nicht mehr so wie in fünf Jahren.
Neue Initiativen entstehen.
Prozesse verändern sich.
Neue Ausrüstung wird angeschafft.
Es entstehen neue Informationsbedürfnisse.
Neue Integrationen sind erforderlich.
Daher sollte die Entwicklung von Unternehmenssoftware nicht als statische Momentaufnahme der Organisation betrachtet werden.
Es muss zu einer Basis werden, die sich mit ihr weiterentwickeln kann.
Die Architektur der Casa de México-Plattform ermöglicht die Erweiterung der Funktionalitäten und die Digitalisierung neuer Prozesse, sobald neue Bedürfnisse entstehen.
Diese Fähigkeit zur Weiterentwicklung ist einer der Hauptunterschiede zwischen der Verwendung mehrerer isolierter Werkzeuge und dem Besitz eines eigenen Systems.
In der internen Software befindet sich etwas besonders Wichtiges.
Der Benutzer sollte nicht lange darüber nachdenken müssen.
Er muss hineingehen.
Finden Sie, was Sie brauchen.
Erledige deine Arbeit.
Und so geht es weiter.
Die Komplexität sollte im Hintergrund bleiben.
In der Architektur.
In den Genehmigungen.
In der Geschäftslogik.
In den Integrationen.
Im Bereich Sicherheit.
In der Infrastruktur.
Eine gute Geschäftsplattform versucht nicht, den Nutzer mit Technologie zu beeindrucken.
Ziel ist es, Technologie aus dem Prozess zu eliminieren.
Für eine Organisation ermöglicht die Entwicklung von Software, die auf ihre Prozesse abgestimmt ist, etwas viel Wichtigeres als bloße Funktionalitäten.
Kontrolle.
Kontrolle über die Strukturierung von Informationen.
Rückverfolgbarkeit.
Die Fähigkeit, zu erkennen, was innerhalb der Prozesse geschieht.
Effizienz.
Weniger Verwaltungsaufwand und weniger Doppelarbeit.
Sicherheit.
Informationen, die nur autorisierten Benutzern zugänglich sind.
Skalierbarkeit.
Neue Funktionen können in dasselbe Ökosystem integriert werden.
Technologische Unabhängigkeit.
Die Plattform kann sich entsprechend den Bedürfnissen der Organisation weiterentwickeln und nicht nur nach dem Fahrplan eines externen Anbieters.
Wenn wir von Unternehmenssoftware sprechen, denken wir üblicherweise an Fabriken, Banken, Versicherungsgesellschaften oder große Konzerne.
Aber auch Stiftungen, Verbände, Bildungseinrichtungen, Handelskammern und Kulturorganisationen managen komplexe Projekte.
Menschen.
Aktivitäten.
Dokumentation.
Administrative Prozesse.
Mitwirkende.
Information.
Genehmigungen.
Nachverfolgen.
Der Unterschied besteht darin, dass nur wenige Standardwerkzeuge genau auf diese Realität zugeschnitten sind.
Hier kann maßgeschneiderte Software von Vorteil sein.
Nicht etwa, weil eine Organisation "mehr Technologie" benötigt.
Aber weil es nötig ist weniger Reibung beim Betrieb.
Unsere Zusammenarbeit mit der Casa de México Stiftung in Spanien veranschaulicht perfekt, wie wir bei The Cloud Group die digitale Transformation verstehen.
Zuerst muss man die Organisation verstehen.
Nachdem ich ihre Prozesse verstanden hatte.
Entscheiden Sie dann, was digitalisiert werden soll.
Und erst dann sollte die Technologie entwickelt werden.
Denn das oberste Ziel ist niemals die Auslieferung von Software.
Ziel ist es, die Funktionsweise einer Organisation dadurch zu verbessern.
In Die Cloud-Gruppe Wir entwickeln maßgeschneiderte Managementsoftware für Unternehmen, Stiftungen und Institutionen, die Informationen zentralisieren, Prozesse automatisieren und zukunftsfähige Systeme aufbauen müssen.
Schildern Sie uns, wie Ihre Organisation aktuell arbeitet, und wir analysieren, wo Technologie Ihnen helfen kann.
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