Settore: Fondazione · Cultura · Gestione istituzionale
Tipologia di progetto: Software di gestione interna personalizzato
Servizi: Digitalizzazione dei processi · Gestione interna · Controllo utenti · Automazione · Sviluppo di piattaforme web · Supporto e evoluzione tecnologica
Dietro ogni istituzione c'è una parte che il pubblico non vede.
processi interni.
Utenti.
Documentazione.
Coordinamento interdipartimentale.
Monitoraggio delle attività.
Informazioni che dovrebbero essere disponibili alle persone giuste.
E centinaia di piccole mansioni amministrative che consentono all'intera organizzazione di funzionare.
Nelle organizzazioni con un'attività intensa, affidarsi a e-mail, documenti isolati, fogli di calcolo o applicazioni indipendenti finisce per generare duplicazioni, perdita di informazioni e processi difficili da controllare.
Quello è stato il punto di partenza del nostro lavoro con Fondazione Casa de México in Spagna.
L'obiettivo era sviluppare un proprio ambiente digitale che consentisse di centralizzare parte della gestione interna e di adattare la tecnologia alle reali esigenze dell'organizzazione.
Non implementare uno strumento generico.
Costruire una piattaforma attorno alle sue operazioni.
Molte organizzazioni crescono più velocemente dei loro strumenti.
Per anni possono funzionare correttamente con soluzioni autonome, documenti condivisi e processi manuali.
Ma arriva un punto in cui questo modo di lavorare comincia a diventare un limite.
Le informazioni sono sparse.
Alcuni compiti dipendono eccessivamente da persone specifiche.
È difficile conoscere lo stato di alcuni processi.
La documentazione si trova in diverse posizioni.
E ogni nuova esigenza finisce per generare un nuovo foglio di calcolo, una nuova email o un nuovo strumento.
La nostra missione era quella di iniziare a trasformare quell'operazione in processi digitali centralizzati e tracciabili.
Abbiamo sviluppato una piattaforma di gestione web adattata alle esigenze specifiche della Fondazione Casa de México in Spagna.
Dall'accesso al sistema alla gestione dei diversi processi interni, l'obiettivo era creare un ambiente semplice per l'utente ma tecnicamente strutturato in modo da poter evolvere.
La piattaforma funge da livello tecnologico autonomo sul quale l'organizzazione può digitalizzare progressivamente diverse aree.
Anziché introdurre molteplici strumenti per risolvere problemi indipendenti, abbiamo costruito una base solida da cui centralizzare la gestione.
L'accesso alle informazioni interne richiede un controllo.
Per questo motivo, uno dei pilastri della piattaforma è la gestione e l'autenticazione degli utenti.
Ciascun utente può accedere all'ambiente utilizzando le proprie credenziali, consentendo così di controllare chi utilizza la piattaforma e quali informazioni può visualizzare o gestire in base al proprio ruolo.
La tecnologia interna deve essere semplice per l'utente.
Ma alla base di tutto ciò deve esserci un'architettura in grado di gestire permessi, sicurezza e crescita.
Uno degli obiettivi principali del progetto era ridurre la dispersione delle informazioni.
Quando i processi vengono gestiti tramite documenti, e-mail o applicazioni diverse, trovare le informazioni può diventare parte integrante del lavoro.
Grazie a una piattaforma centralizzata, i diversi elementi dell'operazione possono coesistere all'interno dello stesso ecosistema.
In questo modo è più facile:
Non si tratta semplicemente di digitalizzare le informazioni.
L'obiettivo è strutturarlo in modo che sia utile.
Esiste una differenza importante tra digitalizzare un processo e copiare un processo manuale su uno schermo.
Se una procedura richiede otto passaggi superflui sulla carta, convertire quegli stessi otto passaggi in otto schermate non significa che sia stata migliorata.
Ecco perché, prima di sviluppare, analizziamo il funzionamento effettivo di ciascun processo.
Di quali informazioni hai bisogno?.
Chi interviene.
Quali decisioni vengono prese?.
Quali azioni possono essere automatizzate?.
E quali passaggi si possono eliminare?.
Il software dovrebbe semplificare l'operazione.
Non trasferire la sua complessità al computer.
Ogni processo amministrativo contiene compiti piccoli e ripetitivi.
Inserisci le informazioni.
Aggiorna gli stati.
Cerca la documentazione.
Verifica i dati.
Avvisa un'altra persona.
Registra un'azione.
Singolarmente, possono sembrare piccoli compiti.
Ma quando vengono ripetute centinaia di volte, finiscono per consumare una parte considerevole del tempo di un'organizzazione.
Una piattaforma proprietaria consente l'identificazione e l'automazione progressiva di queste tipologie di operazioni.
Ed è proprio qui che la digitalizzazione inizia a generare un reale ritorno sull'investimento.
Un'organizzazione non funziona allo stesso modo oggi e tra cinque anni.
Stanno emergendo nuove iniziative.
I processi cambiano.
Vengono aggiunte nuove attrezzature.
Emergono nuove esigenze informative.
Sono necessarie nuove integrazioni.
Pertanto, lo sviluppo di software aziendale non dovrebbe essere considerato come un'istantanea statica dell'organizzazione.
Deve diventare una base in grado di evolversi con essa.
L'architettura della piattaforma Casa de México consente l'espansione delle funzionalità e la digitalizzazione di nuovi processi in base alle nuove esigenze.
Questa capacità di evoluzione è una delle principali differenze tra l'utilizzo di molteplici strumenti isolati e l'avere un proprio sistema.
C'è qualcosa di particolarmente importante nel software interno.
L'utente non dovrebbe doverci pensare troppo.
Deve entrare.
Trova ciò di cui hai bisogno.
Fai il tuo lavoro.
E per continuare.
La complessità dovrebbe rimanere sullo sfondo.
In architettura.
Nei permessi.
Nella logica aziendale.
Nelle integrazioni.
In materia di sicurezza.
Nell'infrastruttura.
Una buona piattaforma aziendale non cerca di impressionare l'utente con la tecnologia.
L'obiettivo è eliminare la tecnologia dal processo.
Per un'organizzazione, disporre di un software sviluppato attorno ai propri processi consente di ottenere qualcosa di ben più importante delle semplici funzionalità.
Controllare.
Controllo sulla struttura delle informazioni.
Tracciabilità.
Capacità di comprendere cosa sta accadendo all'interno dei processi.
Efficienza.
Meno incombenze amministrative e meno duplicazioni.
Sicurezza.
Informazioni accessibili solo agli utenti autorizzati.
Scalabilità.
Nuove funzionalità possono essere integrate all'interno dello stesso ecosistema.
Disuguaglianza tecnologica.
La piattaforma può evolversi in base alle esigenze dell'organizzazione e non solo in base alla roadmap di un fornitore esterno.
Quando si parla di software aziendale, di solito si pensa a fabbriche, banche, compagnie assicurative o grandi aziende.
Ma anche fondazioni, associazioni, istituzioni educative, camere di commercio e organizzazioni culturali gestiscono operazioni complesse.
Persone.
Attività.
Documentazione.
Processi amministrativi.
Collaboratori.
Informazioni.
Permessi.
Seguito.
La differenza sta nel fatto che pochi strumenti standard sono progettati proprio in funzione di quella realtà.
È qui che un software personalizzato può rivelarsi un vantaggio.
Non perché un'organizzazione abbia bisogno di "più tecnologia".
Ma poiché ne ha bisogno Minore attrito durante il funzionamento.
La nostra collaborazione con la Fondazione Casa de México in Spagna illustra perfettamente come noi di The Cloud Group intendiamo la trasformazione digitale.
Innanzitutto, è necessario comprendere l'organizzazione.
Dopo aver compreso i loro processi.
Quindi, decidete cosa merita di essere digitalizzato.
E solo allora sviluppare la tecnologia.
Perché l'obiettivo finale non è mai quello di consegnare un software.
L'obiettivo è quello di migliorare il funzionamento dell'organizzazione grazie a questo strumento.
In Il Gruppo Cloud Progettiamo software gestionali personalizzati per aziende, fondazioni e istituzioni che necessitano di centralizzare le informazioni, automatizzare i processi e creare sistemi predisposti all'evoluzione.
Descrivici il funzionamento attuale della tua organizzazione e analizzeremo in che modo la tecnologia può esserti d'aiuto.
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