Les automatisations s'accumulent si facilement qu'elles deviennent invisibles. Chacune résolvait un problème spécifique à l'époque, aucune n'était entièrement documentée, et après deux ans, une entreprise de taille moyenne peut se retrouver avec des dizaines de flux de travail actifs que personne n'a examinés, qui se chevauchent parfois, et dont dépendent des processus que personne n'a cartographiés.
Ce n'est pas un problème de technologie obsolète ou de mauvaise gestion. C'est la conséquence naturelle d'une résolution trop rapide des problèmes, et ce, pendant trop longtemps.
Personne ne possède la liste complète. Lorsqu'on demande combien d'automatisations sont actives, la réponse est une estimation.
Il existe des flux qui se chevauchent. Deux automatisations différentes mettent à jour le même champ selon des critères différents, et le résultat dépend de celle qui est exécutée ensuite.
Les flux zombies existent. Ils continuent de fonctionner selon un processus qui a changé il y a des mois. Ils consomment des ressources et produisent parfois des effets inattendus.
Les défauts sont détectés tardivement. Un système d'automatisation qui cesse de fonctionner silencieusement peut rester des semaines sans que personne ne s'en aperçoive, jusqu'à ce que des informations disparaissent quelque part.
Le savoir réside chez quelques personnes. Quand quelqu'un part, on comprend mieux ce qui dépendait de ce qu'il avait construit.
Chacune de ces cinq composantes est tolérable prise individuellement. Ensemble, elles décrivent une couche opérationnelle que l'organisation ne contrôle pas.
Jusqu'à présent, l'automatisation était déterministe : elle faisait toujours la même chose. Elle pouvait être mal conçue, mais elle était prévisible, et cette prévisibilité lui permettait de coexister avec un manque de documentation.
L'ajout de composants décisionnels (agents, classificateurs, modèles d'interprétation) compromet la prévisibilité. Un même cas peut être résolu différemment selon le contexte, et sans données historiques, il est impossible d'en connaître la raison.
Gartner cite notamment l'insuffisance des contrôles des risques comme l'une des trois raisons pour lesquelles elle prévoit l'annulation de plus de 401 000 projets d'IA agentique d'ici fin 2027. Ajouter un pouvoir de décision à une couche déjà non gouvernée ne fait qu'amplifier le problème au lieu de le résoudre.
Champ | Que faut-il acheter ? | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
Nom et finalité | Quel est son rôle dans une phrase commerciale ? | Détecter les chevauchements |
Propriétaire | Personne, et non département | Savoir à qui s'adresser |
Les systèmes qu'il touche | Ce qu'il lit et ce qu'il écrit | Évaluer l'impact d'une défaillance |
Informations d'identification | Avec quelle identité est-il exécuté | Risque lié aux permis et à la continuité |
Criticité | Que se passe-t-il s'il cesse de fonctionner ? | Prioriser l'évaluation |
Dernière évaluation | Date | Identifier les flux de zombies |
Six champs. C'est suffisant pour reprendre le contrôle, et assez court pour que chacun puisse les remplir. Un inventaire de vingt champs n'est jamais complet.
Chaque nouveau flux est enregistré dès sa création. Avec les six terrains. Trente secondes.
Chaque flux possède une alerte de défaillance silencieuse. Si le système cesse de fonctionner, quelqu'un finira par s'en apercevoir. C'est la solution la plus économique et celle qui permet d'éviter le plus d'incidents.
Revue annuelle des critiques. Uniquement du point de vue des critiques. Est-ce encore nécessaire ? Est-ce toujours la bonne chose à faire ? Son propriétaire est-il toujours dans l’entreprise ?
Lorsqu'une personne part, ses affaires sont vérifiées. Cela devrait faire partie de la procédure de départ, au même titre que la restitution de l'ordinateur portable.
Aucun de ces quatre éléments ne nécessite un nouvel outil ou projet. Tous quatre requièrent la désignation d'une personne pour cette tâche, ce qui est généralement le problème.
La méthode qui fonctionne n'est pas de tout inventorier, mais de commencer par le risque :
Cette commande permet de contrôler ce qui compte en quelques semaines, au lieu de réaliser un inventaire complet en un an.
Pour connaître la situation d'une organisation, un seul test suffit : Prenez du recul par rapport à la personne qui a créé le plus d'automatisations et demandez-vous ce qui cesserait de fonctionner..
Si personne ne peut répondre avec certitude, c'est qu'il n'y a pas de gouvernance de la couche d'automatisation. Or, dans de nombreuses entreprises, cette couche prend déjà en charge une part importante des opérations quotidiennes sans figurer sur aucun schéma système.
Cinq symptômes : personne ne possède la liste complète, des flux de travail se chevauchent et mettent à jour les mêmes données selon des critères différents, des automatisations obsolètes persistent pour des processus déjà modifiés, les défaillances sont détectées des semaines plus tard et les connaissances dépendent d’un très petit nombre de personnes.
Six : nom et objectif en termes commerciaux, propriétaire par nom et non par département, systèmes qu'il lit et écrit, identifiants sous lesquels il s'exécute, criticité basée sur ce qui se passerait s'il cessait de fonctionner et date de la dernière révision.
L'automatisation traditionnelle, déterministe et donc prévisible, tolérait un manque de documentation. L'intégration de mécanismes de prise de décision permet de résoudre un même cas de différentes manières, et sans traces écrites, il est impossible d'en comprendre les raisons.
Quatrièmement : enregistrer chaque nouveau flux dès sa création, configurer une alerte de panne silencieuse pour chacun d'eux, examiner annuellement uniquement les flux critiques et inclure un examen de l'automatisation par une personne dans la procédure de sortie de l'entreprise.
En fonction du risque, et non de l'inventaire complet : listez les automatisations qui écrivent sur les systèmes critiques, identifiez celles qui effectuent des actions irréversibles telles que les paiements ou les communications aux clients, examinez-les en premier et fixez une date précise pour la deuxième vérification.
Demandez-vous ce qui cesserait de fonctionner si la personne ayant créé le plus d'automatisations était indisponible. Si personne ne peut répondre avec certitude, cela signifie que la couche d'automatisation maintient une partie du fonctionnement sans apparaître sur la cartographie des systèmes.
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