Automatisierungen häufen sich so schnell an, dass sie unsichtbar werden. Jede einzelne löste damals ein spezifisches Problem, keine wurde vollständig dokumentiert, und nach zwei Jahren kann ein mittelständisches Unternehmen Dutzende aktiver Arbeitsabläufe haben, die niemand überprüft hat, die sich teilweise überschneiden und von denen Prozesse abhängen, die niemand erfasst hat.
Es handelt sich nicht um ein Problem veralteter Technologie oder schlechten Managements. Es ist die natürliche Folge davon, Probleme zu lange vorschnell zu lösen.
Niemand besitzt die vollständige Liste. Auf die Frage nach der Anzahl aktiver Automatisierungen kann man nur eine Schätzung erhalten.
Es gibt sich überschneidende Ströme. Zwei verschiedene Automatisierungen aktualisieren dasselbe Feld mit unterschiedlichen Kriterien, und das Ergebnis hängt davon ab, welche als nächstes ausgeführt wird.
Zombie-Flows existieren. Sie halten an einem Prozess fest, der sich vor Monaten geändert hat. Sie verbrauchen Ressourcen und rufen mitunter unerwartete Folgen hervor.
Die Fehler werden erst spät erkannt. Ein Automatisierungssystem, das stillschweigend seinen Betrieb einstellt, kann wochenlang unbemerkt bleiben, bis irgendwo Informationen fehlen.
Wissen konzentriert sich auf wenige Menschen. Wenn jemand geht, wird deutlich, was von dem abhing, was er aufgebaut hat.
Jeder der fünf Punkte ist für sich genommen tolerierbar. Alle fünf zusammen beschreiben jedoch eine operative Ebene, die die Organisation nicht kontrollieren kann.
Bislang war Automatisierung deterministisch: Sie tat immer dasselbe. Sie konnte zwar schlecht konzipiert sein, aber sie war vorhersehbar, und diese Vorhersehbarkeit ermöglichte es ihr, auch bei mangelnder Dokumentation zu bestehen.
Sobald Entscheidungskomponenten wie Agenten, Klassifikatoren und Interpretationsmodelle hinzukommen, geht die Vorhersagbarkeit verloren. Derselbe Fall kann je nach Kontext unterschiedlich gelöst werden, und ohne Aufzeichnungen lässt sich der Grund dafür nicht ermitteln.
Gartner nennt insbesondere unzureichende Risikokontrollen als einen der drei Gründe, warum das Unternehmen mit der Stornierung von mehr als 401.300 Projekten im Bereich agentenbasierter KI bis Ende 2027 rechnet. Die Übertragung von Entscheidungsbefugnissen auf eine ohnehin schon unkontrollierte Ebene verschärft das Problem, anstatt es zu lösen.
Feld | Was man mitnehmen sollte | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
Name und Zweck | Welche Funktion hat es in einem Geschäftssatz? | Überlappungen erkennen |
Eigentümer | Person, nicht Abteilung | Zu wissen, wen man fragen soll |
Systeme, die es berührt | Was er liest und was er schreibt | Bewerten Sie die Auswirkungen eines Fehlers |
Anmeldeinformationen | Unter welcher Identität wird es ausgeführt? | Genehmigungs- und Kontinuitätsrisiko |
Kritikalität | Was passiert, wenn es nicht mehr funktioniert? | Priorisieren Sie die Überprüfung |
Letzte Rezension | Datum | Identifiziere Zombie-Flows |
Sechs Felder. Das reicht, um die Kontrolle zurückzugewinnen, und es ist kurz genug, damit es ausgefüllt werden kann. Ein Inventar von zwanzig Feldern ist nie vollständig.
Jeder neue Datenfluss wird bei seiner Erstellung registriert. Mit allen sechs Feldern. Dreißig Sekunden.
Jeder Datenfluss verfügt über eine stille Fehlerwarnung. Wenn es ausfällt, wird es jemand merken. Das ist die günstigste Lösung und diejenige, die die meisten Zwischenfälle verhindert.
Jährliche Kritikerübersicht. Nur aus Sicht der Kritiker. Ist es noch notwendig? Tut es noch das Richtige? Ist der Eigentümer noch im Unternehmen?
Wenn jemand abreist, werden seine persönlichen Gegenstände kontrolliert. Das sollte Teil des Austrittsprozesses sein, genau wie die Rückgabe des Laptops.
Keiner der vier Punkte erfordert ein neues Werkzeug oder Projekt. Alle vier setzen jedoch voraus, dass jemandem diese Aufgabe übertragen wird, und genau daran mangelt es üblicherweise.
Die richtige Vorgehensweise ist nicht, alles zu inventarisieren, sondern mit dem Risiko zu beginnen:
Diese Vorgehensweise ermöglicht es, innerhalb von Wochen die Kontrolle über das Wesentliche zu erlangen, anstatt erst nach einem Jahr einen vollständigen Lagerbestand aufzubauen.
Um die Situation einer Organisation zu ermitteln, genügt ein Test: Trennen Sie sich gedanklich von der Person, die die meisten Automatisierungen erstellt hat, und fragen Sie sich, was nicht mehr funktionieren würde..
Wenn niemand diese Frage mit Sicherheit beantworten kann, fehlt die Steuerung der Automatisierungsebene. Und diese Ebene unterstützt in vielen Unternehmen bereits einen wesentlichen Teil des täglichen Betriebs, ohne in irgendeiner Systemlandkarte aufzutauchen.
Fünf Symptome: Niemand verfügt über die vollständige Liste, es gibt sich überschneidende Arbeitsabläufe, die dieselben Daten mit unterschiedlichen Kriterien aktualisieren, es gibt Zombie-Automatisierungen für Prozesse, die sich bereits geändert haben, Fehler werden erst Wochen später entdeckt und das Wissen hängt von sehr wenigen Personen ab.
Sechs: Name und Zweck in geschäftlichen Begriffen, Eigentümer namentlich und nicht abteilungsbezogen, Systeme, die es liest und beschreibt, Anmeldeinformationen, unter denen es läuft, Kritikalität basierend auf den Folgen eines Funktionsausfalls und Datum der letzten Überprüfung.
Da die traditionelle Automatisierung deterministisch und somit vorhersehbar war, führte sie zu mangelnder Dokumentation. Durch die Integration von Entscheidungsfindungskomponenten kann derselbe Fall unterschiedlich gelöst werden, und ohne Aufzeichnungen lässt sich nicht nachvollziehen, warum.
Viertens: Jeden neuen Workflow bei seiner Erstellung registrieren, für jeden Workflow eine stille Fehlermeldung einrichten, jährlich nur die kritischen Workflows überprüfen und die Überprüfung der Automatisierung durch eine Person in den Austrittsprozess des Unternehmens einbeziehen.
Ausgehend vom Risiko, nicht vom vollständigen Inventar: Erstellen Sie eine Liste der Automatisierungen, die in kritische Systeme schreiben, identifizieren Sie diejenigen, die irreversible Aktionen wie Zahlungen oder die Kommunikation mit Kunden durchführen, überprüfen Sie diese zuerst und legen Sie einen konkreten Termin für den zweiten Durchgang fest.
Fragen Sie sich, was nicht mehr funktionieren würde, wenn die Person, die die meisten Automatisierungen erstellt hat, nicht mehr verfügbar wäre. Kann niemand diese Frage sicher beantworten, so trägt die Automatisierungsebene einen Teil des Betriebs aufrecht, ohne in der Systemlandkarte sichtbar zu sein.
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