Le automazioni si accumulano con tale facilità da diventare invisibili. Ognuna risolveva un problema specifico al momento della sua implementazione, nessuna è stata documentata in modo esaustivo e, dopo due anni, un'azienda di medie dimensioni può ritrovarsi con decine di flussi di lavoro attivi che nessuno ha mai esaminato, che a volte si sovrappongono e da cui dipendono processi che nessuno ha mai mappato.
Non si tratta di un problema di tecnologia obsoleta o di cattiva gestione. È la naturale conseguenza di aver risolto i problemi in modo rapido per troppo tempo.
Nessuno possiede la lista completa. Quando si chiede quante automazioni attive ci siano, la risposta è una stima.
Vi sono flussi sovrapposti. Due diverse automazioni aggiornano lo stesso campo con criteri differenti e il risultato dipende da quale viene eseguita per prima.
Esistono flussi di lavoro da zombie. Continuano a funzionare per un processo che è cambiato mesi fa. Consumano risorse e a volte producono effetti che nessuno si aspetta.
I guasti vengono rilevati in ritardo. Un sistema di automazione che smette di funzionare silenziosamente può continuare a funzionare per settimane senza che nessuno se ne accorga, finché non si verifica una mancanza di informazioni.
La conoscenza risiede nelle mani di poche persone. Quando qualcuno se ne va, diventa chiaro cosa dipendesse da ciò che aveva costruito.
Ciascuno dei cinque elementi è tollerabile singolarmente. Tutti e cinque insieme descrivono un livello operativo che l'organizzazione non controlla.
Fino ad ora, l'automazione era deterministica: faceva sempre la stessa cosa. Poteva essere progettata male, ma era prevedibile, e questa prevedibilità le permetteva di coesistere con una mancanza di documentazione.
Quando si aggiungono componenti decisionali (agenti, classificatori, modelli interpretativi), la prevedibilità scompare. Lo stesso caso può essere risolto in modo diverso a seconda del contesto e, senza dati, non c'è modo di sapere perché.
Gartner indica specificamente l'inadeguatezza dei controlli sui rischi come una delle tre ragioni per cui prevede la cancellazione di oltre 401 progetti di intelligenza artificiale agentiva TP3T entro la fine del 2027. Aggiungere potere decisionale a un livello già privo di regolamentazione non fa altro che aggravare il problema anziché risolverlo.
Campo | Cosa scegliere | Perché è importante |
|---|---|---|
Nome e scopo | Cosa fa, in termini aziendali? | Rileva sovrapposizioni |
Proprietario | Persona, non dipartimento | Sapere a chi chiedere |
Sistemi che tocca | Ciò che legge e ciò che scrive | Valutare l'impatto di un fallimento |
Credenziali | Con quale identità viene eseguito? | Rischio di autorizzazione e continuità |
Criticità | Cosa succede se smette di funzionare? | Dai priorità alla revisione |
Recensione scritta | Data | Identificare i flussi zombie |
Sei campi. Sono sufficienti per riprendere il controllo, e il modulo è abbastanza breve da poter essere compilato senza problemi. Un inventario di venti campi non è mai completo.
Ogni nuovo flusso viene registrato al momento della creazione. Con tutti e sei i campi. Trenta secondi.
Ogni flusso ha un avviso di errore silenzioso. Se smette di funzionare, qualcuno se ne accorgerà. È la soluzione più economica e quella che previene il maggior numero di incidenti.
Rassegna annuale delle critiche. Solo dalle critiche. È ancora necessario? Sta ancora facendo la cosa giusta? Il suo proprietario è ancora in azienda?
Quando qualcuno se ne va, i suoi effetti personali vengono controllati. Dovrebbe essere parte della procedura di uscita, proprio come la restituzione del computer portatile.
Nessuna delle quattro opzioni richiede un nuovo strumento o un nuovo progetto. Tutte e quattro richiedono che a questo compito venga assegnato qualcuno, cosa che di solito manca.
L'ordine corretto non è quello di inventariare tutto, ma di partire dal rischio:
Questo sistema consente di avere il controllo su ciò che conta in poche settimane, anziché dover fare un inventario completo in un anno.
Per capire in che situazione si trova un'organizzazione, basta un solo test: Prendi le distanze mentalmente dalla persona che ha creato il maggior numero di automazioni e chiedi cosa smetterebbe di funzionare..
Se nessuno è in grado di rispondere con certezza, significa che manca una governance del livello di automazione. E questo livello, in molte aziende, supporta già una parte sostanziale delle operazioni quotidiane senza comparire in alcuna mappa dei sistemi.
Cinque sintomi: nessuno possiede l'elenco completo, ci sono flussi di lavoro sovrapposti che aggiornano gli stessi dati con criteri diversi, ci sono automazioni fantasma per processi che sono già cambiati, i guasti vengono rilevati settimane dopo e la conoscenza dipende da pochissime persone.
Sei: nome e scopo in termini aziendali, proprietario con nome e non reparto, sistemi che legge e scrive, credenziali con cui viene eseguito, criticità basata su cosa accadrebbe se smettesse di funzionare e data dell'ultima revisione.
Poiché l'automazione tradizionale era deterministica e quindi prevedibile, consentiva una mancanza di documentazione. Integrando componenti decisionali, lo stesso caso può essere risolto in modo diverso e, senza registrazioni, non è possibile ricostruire il perché.
Quattro: registrare ogni nuovo flusso al momento della creazione, impostare un avviso silenzioso di errore per ciascuno, rivedere annualmente solo quelli critici e includere la revisione dell'automazione da parte di una persona nella procedura di uscita dall'azienda.
In base al rischio, non all'inventario completo: elenca le automazioni che scrivono su sistemi critici, identifica quelle che eseguono azioni irreversibili come pagamenti o comunicazioni ai clienti, esaminale per prime e stabilisci una data specifica per la seconda revisione.
Chiedetevi cosa smetterebbe di funzionare se la persona che ha creato la maggior parte delle automazioni non fosse disponibile. Se nessuno sa rispondere con certezza, significa che il livello di automazione sta sostenendo parte dell'operatività senza comparire in alcuna mappa di sistema.
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