Die Cloud Group leitete über ihre Tochtergesellschaft Palo Rojo TechMarketing Solutions die Digitalisierung des Archivs des Parlaments von Äquatorialguinea.
Leistungsumfang: Institutionelles Dokumentenmanagementsystem, überarbeitete institutionelle Website und Büro für digitale Kommunikation. Projektsumme in
Rund 184.000 €, strukturiert nach Meilensteinen. Die Methodik kombinierte ein lokales Team vor Ort (Ramón) mit einem externen technischen Team von TCG. Das Projekt
Es behandelt die typischen Herausforderungen der institutionellen Digitalisierung in einem Kontext mit begrenzter Infrastruktur.
Das Parlament von Äquatorialguinea ist eine der wichtigsten Institutionen des Landes und verfügt über ein wertvolles historisches Archiv in physischer und halbanaloger Form. Es besteht Bedarf an der Digitalisierung des Archivs, der Modernisierung des digitalen Auftritts der Institution und der Professionalisierung der Kabinettskommunikation. Die Herausforderung besteht darin, dies unter den gegebenen Umständen mit begrenzter Konnektivität und Verfügbarkeit zu bewerkstelligen.
Die Verfügbarkeit von spezialisierten lokalen Fachkräften ist geringer als auf europäischen Märkten.
Das Projekt war in drei separate Blöcke gegliedert:
Block 1 · Institutionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Eine proprietäre Plattform zur Inventarisierung, Katalogisierung, Digitalisierung und Recherche historischer Archive. Sie umfasst eine erweiterte Suche, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Änderungsverfolgung und einen Dokumentenaufbewahrungsplan. Kompatibel mit internationalen Archivierungsstandards.
Block 2 · Institutionelle Website
Komplette Neugestaltung der öffentlichen Website des Parlaments. Klares, mehrsprachiges Design (Spanisch und Französisch), Veröffentlichung der parlamentarischen Aktivitäten.,
Transparenz der Protokolle und Sitzungspläne. Konzipiert für die Pflege durch ein geschultes internes Team.
Block 3 · Büro für digitale Kommunikation
Beratung und Tools zur Professionalisierung der digitalen institutionellen Kommunikation des Parlaments. Redaktionsstrategie, Publikationskalender,
Standards für Bild- und audiovisuelle Produktion. Das Team ist bei Lieferung geschult und einsatzbereit.
Begrenzte und instabile Konnektivität. Die Lösung ist so konzipiert, dass sie auch bei zeitweiliger Internetverbindung funktioniert. Offline-Betrieb, wo möglich, Synchronisierung.
durch Stapelverarbeitung, minimale Abhängigkeit von externen Diensten.
Lokale Talente in der Ausbildung. Wir verpflichten uns, die installierte technische Kapazität zu hinterlassen. Schulung des lokalen Parlamentsteams während des Projekts. Dokumentation.
Die Präsentation findet auf Spanisch statt. Das TCG-Team arbeitet zwar remote, ist aber regelmäßig vor Ort präsent.
Archivierungsstandards. Das System entspricht den internationalen Empfehlungen für das institutionelle Dokumentenmanagement (Metadaten, Rückverfolgbarkeit, Aufbewahrung).
Mehrsprachig von Anfang an. Spanisch und Französisch, wobei zukünftig je nach Priorität weitere lokale Sprachen hinzukommen sollen.
Das Projekt war anhand von vereinbarten Meilensteinen strukturiert, wobei die Zahlungen an nachweisbare Ergebnisse gekoppelt waren. Der Gesamtbetrag belief sich auf rund 184.000 €, geteilt durch
Blockweise und meilensteinweise. Sturm- und Hurrikangarantien gelten wie bei jedem TCG-Projekt: Teilrückerstattung bei Verzögerung, Rückerstattung bei …
Nichteinhaltung der unterzeichneten Kriterien.
Operative Führung vor Ort: Ramón, der lokale Manager in Malabo, ist für die Koordination mit dem Kunden und die Schulung des Teams verantwortlich.
Interne und qualitative Überwachung der Digitalisierung.
TCG-Technikteam: Senior Softwarearchitekt, zwei Backend-Entwickler,
Ein Frontend-Entwickler, ein DevOps-Spezialist und ein Redakteur für institutionelle Inhalte. Remote-Arbeit mit gelegentlichen Einsätzen vor Ort.
periodisch.
Lokale Tochtergesellschaft TCG: Palo Rojo TechMarketing Solutions, TCG-Hauptsitz
in Äquatorialguinea, verantwortlich für den lokalen Betrieb und die Abrechnung mit
Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Landes.
Das Projekt lieferte die drei Gebäudeteile termingerecht ab, inklusive eines inventarisierten historischen Archivs, eines betriebsbereiten Dokumentenmanagementsystems und einer institutionellen Website.
Eine modernisierte und digitalisierte Kommunikationsabteilung arbeitet nun mit professioneller Methodik. Die technischen Kompetenzen sind nun in das interne Team integriert.
Parlament. Das Projekt zeigt, dass eine ernsthafte institutionelle Digitalisierung auch in Kontexten mit Einschränkungen möglich ist, wenn sie richtig geplant wird.
Drei nützliche Lehren für andere ähnliche Projekte im öffentlichen Sektor:
Lektion 1 · Entwerfen Sie für die operative Realität, nicht für ein Whiteboard. Konnektivität, Verfügbarkeit von Talenten und administrative Prozesse
Kundenpräferenzen beeinflussen technische Entscheidungen stärker als Lieferantenpräferenzen.
Lektion 2 · Installierte Kapazität vs. ausgelagerte Dienstleistung. Für Institutionen ist die Schulung des internen Teams von strategischer Bedeutung. Der Anbieter
Es sollte seinen ökologischen Fußabdruck verringern, nicht vergrößern.
Lektion 3 · Kleine und unterschreibbare Meilensteine. In institutionellen Projekten führen große Meilensteine mit langwierigen Validierungsprozessen zu Frustration. Kleine Meilensteine,
Regelmäßige und zuverlässige Kontrollen sorgen für Vertrauen beim Kunden und gewährleisten den Fortschritt des Projekts.
Parlamente, Ministerien, Stadträte, Nationalarchive, staatliche Universitäten, Aufsichtsbehörden. Jede Institution mit Archiven.
Relevante Geschichte und Notwendigkeit der digitalen Modernisierung.
Das hängt von der Größe und dem Umfang des Archivs ab. Für eine mittelgroße Institution ist ein Betrag zwischen 150.000 € und 400.000 € angemessen.
Zwischen 6 und 18 Monaten, abhängig vom Umfang der Datei und dem erforderlichen Grad der physischen Digitalisierung.
Ja. Unser Hauptsitz befindet sich in Malabo (Äquatorialguinea), und wir haben Projekte in den Nachbarländern. Wir bieten technischen Support per Fernwartung von unseren Büros in Madrid, Manizales und Chandigarh aus an.
Ja, die Sturm- und Hurrikangarantien gelten gleichermaßen für den öffentlichen und privaten Sektor. Wir passen die Klauseln an die jeweilige lokale Rechtslage an.
Ein erstes, unverbindliches Gespräch mit einem leitenden Ingenieur. Falls sinnvoll, ein erstes 10-tägiges Audit mit festem Budget.
Eine ernsthafte institutionelle Digitalisierung ist auch in Kontexten mit operativen Einschränkungen möglich, wenn sie gut geplant ist und das Team
Es kombiniert externe Technologie mit lokaler Präsenz und ist um Meilensteine der Unterzeichner strukturiert. Das Beispiel des Parlaments von Äquatorialguinea ist übertragbar.
an andere Institutionen, die ihr Dokumentenmanagement und ihre digitale Kommunikation modernisieren müssen.
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