Cloud Group, tramite la sua controllata Palo Rojo TechMarketing Solutions, ha guidato la digitalizzazione dell'archivio del Parlamento della Guinea Equatoriale.
Ambito: sistema istituzionale di gestione dei documenti, sito web istituzionale rinnovato e ufficio di comunicazione digitale. Importo del progetto in
Circa 184.000 euro, strutturati per tappe intermedie. La metodologia ha combinato un team locale sul campo (Ramón) con un team tecnico remoto di TCG. Il progetto
Il documento affronta le sfide tipiche della digitalizzazione istituzionale in un contesto caratterizzato da infrastrutture limitate.
Il Parlamento della Guinea Equatoriale è una delle istituzioni più importanti del Paese e possiede un prezioso archivio storico in formato fisico e semi-analogico. L'esigenza: digitalizzare l'archivio, modernizzare la presenza digitale dell'istituzione e professionalizzare le comunicazioni del governo. La sfida: farlo in un contesto di connettività e disponibilità limitate.
La disponibilità di talenti locali specializzati è inferiore rispetto ai mercati europei.
Il progetto è stato strutturato in tre blocchi distinti:
Blocco 1 · Sistema istituzionale di gestione documentale (DMS)
Una piattaforma proprietaria per l'inventario, la catalogazione, la digitalizzazione e la consultazione di archivi storici. Include funzionalità di ricerca avanzata, controllo degli accessi basato sui ruoli, tracciamento delle modifiche e un piano di conservazione dei documenti. Compatibile con gli standard archivistici internazionali.
Blocco 2 · Sito web istituzionale
Riprogettazione completa del sito web pubblico del Parlamento. Design pulito e multilingue (spagnolo e francese), pubblicazione dell'attività parlamentare.,
Trasparenza dei verbali e dei programmi delle sessioni. Progettato per essere gestito da un team interno qualificato.
Blocco 3 · Ufficio Comunicazione Digitale
Consulenza e strumenti per professionalizzare la comunicazione istituzionale digitale del Parlamento. Strategia editoriale, calendario delle pubblicazioni,
Standard di produzione audiovisiva e video di alta qualità. Team formato e operativo al momento della consegna.
Connettività limitata e stabile. Abbiamo progettato la soluzione per funzionare con connettività intermittente. Funzionamento offline ove applicabile, sincronizzazione
per lotti, con una dipendenza minima da servizi esterni.
Talenti locali in formazione. Ci impegniamo a lasciare in eredità le capacità tecniche installate. Formazione per il team parlamentare locale durante il progetto. Documentazione.
Il corso è disponibile in spagnolo. Il team di TCG lavora da remoto, ma è presente fisicamente con regolarità.
Standard di archiviazione. Il sistema è conforme alle raccomandazioni internazionali per la gestione istituzionale dei documenti (metadati, tracciabilità, conservazione).
Multilingue fin dal primo giorno. Spagnolo e francese, con l'intenzione di aggiungere in futuro le lingue locali in base alle priorità.
Il progetto è stato strutturato attorno a traguardi firmati con pagamenti collegati a risultati verificabili. Importo totale circa 184.000 €, diviso per
blocco e per traguardo. Garanzie Tempesta e Uragano applicate come in qualsiasi progetto TCG: rimborso parziale per ritardo, rimborso per
Mancato rispetto dei criteri firmati.
Leadership operativa sul campo: Ramón, responsabile locale a Malabo, si occupa del coordinamento con il cliente e della formazione del team.
Supervisione interna e di qualità della digitalizzazione.
Team tecnico di TCG: architetto software senior, due ingegneri backend,
Un ingegnere frontend, uno specialista DevOps e un redattore di contenuti istituzionali. Lavoro da remoto con incarichi in sede.
periodico.
Filiale locale di TCG: Palo Rojo TechMarketing Solutions, sede centrale di TCG
in Guinea Equatoriale, responsabile delle operazioni locali e della fatturazione con
conformità normativa del paese.
Il progetto ha consegnato i tre blocchi nei tempi previsti, con un archivio storico inventariato, un sistema operativo di gestione documentale e un sito web istituzionale.
Il reparto comunicazione, rinnovato e digitalizzato, opera ora con una metodologia professionale. Le competenze tecniche sono integrate all'interno del team.
Parlamento. Il progetto dimostra che una seria digitalizzazione istituzionale è possibile anche in contesti con limitazioni, se pianificata correttamente.
Tre utili insegnamenti per altri progetti simili nel settore pubblico:
Lezione 1 · Progettare per la realtà operativa, non per una lavagna. Connettività, disponibilità di talenti e processi amministrativi
Le preferenze dei clienti influenzano le decisioni tecniche in misura maggiore rispetto alle preferenze dei fornitori.
Lezione 2 · Capacità installata vs. servizio esternalizzato. Per le istituzioni, la formazione del team interno è strategica. Il fornitore
Dovrebbe ridurre il proprio impatto ambientale, non aumentarlo.
Lezione 3 · Piccoli traguardi raggiungibili e tangibili. Nei progetti istituzionali, le grandi tappe con lunghi processi di validazione creano frustrazione. Piccole tappe,
Controlli frequenti e affidabili mantengono il cliente fiducioso e consentono al progetto di procedere senza intoppi.
Parlamenti, ministeri, consigli comunali, archivi nazionali, università pubbliche, enti regolatori. Qualsiasi istituzione con archivi
Storia rilevante e necessità di modernizzazione digitale.
Dipende dalle dimensioni e dalla portata dell'archivio. Per un'istituzione di medie dimensioni, una cifra compresa tra 150.000 e 400.000 euro è ragionevole.
Da 6 a 18 mesi, a seconda del volume del file e del livello di digitalizzazione fisica richiesto.
Sì. Abbiamo sede a Malabo (Guinea Equatoriale) e progetti nei paesi limitrofi. Offriamo supporto tecnico da remoto dai nostri uffici di Madrid, Manizales e Chandigarh.
Sì, le garanzie contro tempeste e uragani si applicano indistintamente sia al settore pubblico che a quello privato. Adattiamo le clausole alla giurisdizione locale.
Un primo incontro senza impegno con un ingegnere senior. Se ritenuto opportuno, un audit iniziale di 10 giorni con un budget prestabilito.
Una seria digitalizzazione istituzionale è possibile anche in contesti con limitazioni operative, se è pianificata correttamente, se il team
Il progetto combina tecnologie esterne con una presenza locale ed è strutturato attorno a traguardi intermedi da raggiungere. Il caso del Parlamento della Guinea Equatoriale è replicabile.
ad altre istituzioni che necessitano di modernizzare la gestione documentale e la comunicazione digitale.
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