Sektor: Peritaciones · Seguros · Automoción
Projekttyp: Kundenspezifische Managementsoftware
Dienstleistungen: Gestión de expedientes · Automatización de procesos · Integraciones con aseguradoras · Integración con GT Estimate · Infraestructura y evolución continua
Gestionar una empresa de peritaciones no consiste simplemente en almacenar expedientes.
Cada siniestro genera información, documentación, fotografías, vehículos, aseguradoras, profesionales asignados, estados, valoraciones, comunicaciones y tareas que deben avanzar de forma coordinada.
Y cuando el volumen crece, gestionar todo ese proceso utilizando herramientas genéricas empieza a generar exactamente lo contrario de lo que debería aportar la tecnología: más trabajo administrativo, más pasos manuales y menos visibilidad.
Ese era el reto que abordamos junto a Bayo Peritaciones.
No necesitaban otro CRM.
Necesitaban un sistema construido alrededor de cómo trabaja realmente una empresa de peritación.
Ese fue el punto de partida.
En una operativa de peritaciones intervienen muchas piezas.
Recepción del expediente.
Identificación del vehículo.
Información del asegurado.
Asignación del profesional.
Documentación.
Valoración.
Presupuesto.
Fotografías.
Seguimiento.
Comunicación con la aseguradora.
Cierre del expediente.
Facturación.
Y, además, herramientas externas que forman parte del trabajo diario.
Cuando estos procesos están repartidos entre correos electrónicos, documentos, aplicaciones diferentes y tareas manuales, el problema no es solamente perder tiempo.
El verdadero problema es perder control sobre la operación.
Por eso el objetivo del proyecto fue construir una plataforma que centralizara toda la gestión del expediente y permitiera que cada persona tuviera exactamente la información y las herramientas necesarias en cada momento.
Desarrollamos un sistema de gestión a medida capaz de acompañar el ciclo completo de cada expediente de peritación.
Desde el momento en el que entra una nueva asignación hasta que el expediente queda completamente cerrado.
La plataforma actúa como el centro de operaciones de la empresa.
En lugar de adaptar la organización a un software estándar, hicimos exactamente lo contrario:
adaptamos el software a la forma de trabajar de Bayo.
Cada expediente concentra toda la información relevante de la operación.
Datos del vehículo.
Asegurado.
Aseguradora.
Profesional asignado.
Estado de la peritación.
Documentación.
Fotografías.
Valoraciones.
Histórico de actividad.
Observaciones.
Comunicaciones.
Toda la información queda centralizada y accesible desde un único lugar.
El objetivo es sencillo: que cualquier persona autorizada pueda entender qué está ocurriendo con un expediente sin tener que reconstruir la historia buscando información en diferentes sistemas.
Uno de los mayores errores al desarrollar software empresarial es asumir que todos los negocios trabajan igual.
No es así.
Cada empresa tiene reglas, excepciones y formas particulares de gestionar su operativa.
Por eso los estados y workflows de la plataforma fueron diseñados alrededor del proceso real de Bayo.
Un expediente puede avanzar por diferentes fases y cada transición puede activar tareas, validaciones o acciones específicas.
Esto permite convertir procesos que antes dependían del conocimiento individual de una persona en procesos controlados por el propio sistema.
La tecnología deja de ser simplemente un repositorio de información.
Empieza a dirigir la operación.
Una de las piezas importantes del proyecto fue conectar la plataforma con el ecosistema de CASER Seguros.
En lugar de depender de procesos manuales para mover información entre sistemas, desarrollamos las integraciones necesarias para que determinados datos pudieran incorporarse directamente al flujo de trabajo de Bayo.
Cuando dos empresas trabajan juntas de forma recurrente, una integración puede parecer técnicamente pequeña.
Pero operativamente puede tener un impacto enorme.
Porque cada dato que deja de introducirse manualmente significa:
menos tiempo administrativo,
menos posibilidades de error,
menos duplicidad,
y un expediente que empieza a procesarse antes.
La valoración de daños es una parte fundamental del trabajo pericial.
Por eso la plataforma también se integra con GT Estimate, permitiendo conectar el proceso interno de gestión del expediente con una de las herramientas utilizadas durante la valoración del vehículo.
El objetivo de la integración no era simplemente “conectar dos APIs”.
Era evitar que el profesional tuviera que repetir información y cambiar continuamente de contexto entre diferentes herramientas.
Ese es uno de los principios que seguimos cuando diseñamos software empresarial:
una integración tiene sentido cuando elimina trabajo.
No cuando simplemente demuestra que dos sistemas pueden comunicarse.
Una parte importante del valor del sistema está precisamente en las pequeñas automatizaciones.
Acciones que individualmente pueden ahorrar solamente unos segundos o unos minutos.
Pero que, multiplicadas por cientos de expedientes, terminan representando muchas horas de trabajo.
El sistema permite automatizar y simplificar diferentes tareas relacionadas con:
La automatización no sustituye al profesional.
Elimina parte del trabajo administrativo que le impide dedicar tiempo a su trabajo.
Cuando una empresa gestiona un volumen importante de expedientes, tener la información no es suficiente.
Hay que poder entenderla.
Por eso la plataforma permite obtener una visión global de la actividad.
Expedientes abiertos.
Expedientes pendientes.
Estados.
Carga de trabajo.
Actividad de los profesionales.
Tiempos de gestión.
Operaciones que requieren atención.
Información que antes estaba distribuida entre decenas o cientos de expedientes puede convertirse ahora en información útil para tomar decisiones.
Probablemente esta sea una de las partes más importantes del proyecto.
El software a medida no debería considerarse terminado el día que entra en producción.
Las empresas cambian.
Aparecen nuevos clientes.
Nuevas aseguradoras.
Nuevas herramientas.
Nuevos procesos.
Nuevas necesidades.
Por eso nuestra relación con Bayo no se limita al desarrollo inicial de la plataforma.
The Cloud Group continúa trabajando como socio tecnológico, evolucionando el sistema conforme evoluciona la propia organización.
Cuando aparece una nueva necesidad operativa, no hay que buscar una aplicación adicional que resolverá solamente una parte del problema.
Podemos analizar cómo incorporarla dentro del mismo ecosistema.
El resultado más importante no es una pantalla nueva.
Es reducir fricción.
Antes, una determinada acción podía requerir buscar información, cambiar de plataforma, copiar datos y actualizar manualmente diferentes sistemas.
Ahora gran parte de ese proceso ocurre dentro de un mismo entorno.
La empresa obtiene:
Más control sobre los expedientes.
Toda la información y el histórico de la operación quedan centralizados.
Menos trabajo manual.
Integraciones y automatizaciones reducen tareas repetitivas.
Menos errores.
Los procesos están definidos dentro del propio sistema.
Mayor trazabilidad.
Cada expediente conserva su actividad y evolución.
Más capacidad para crecer.
El sistema puede evolucionar a medida que aparecen nuevos procesos, clientes o integraciones.
Muchas empresas llegan a un punto en el que su operativa es demasiado específica para seguir dependiendo únicamente de herramientas estándar.
Y entonces empiezan los parches.
Un CRM por un lado.
Excel por otro.
Documentos compartidos.
Correos electrónicos.
Una herramienta específica para una parte del proceso.
Otra plataforma para otra.
Y personas encargadas de conectar manualmente todo aquello que la tecnología no conecta.
Bayo tomó otro camino.
Construir un sistema alrededor de su forma real de trabajar.
Y seguir evolucionándolo conforme evoluciona la empresa.
Eso es, para nosotros, lo que debería hacer el software a medida.
No obligar a una empresa a adaptarse al software.
Hacer que el software se adapte a la empresa.
En The Cloud Group diseñamos y desarrollamos software a medida para organizaciones que necesitan digitalizar operaciones, conectar sistemas, automatizar procesos o sustituir herramientas que ya no pueden acompañar su crecimiento.
Cuéntanos cómo funciona tu negocio. Nosotros analizamos cómo debería funcionar la tecnología.
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