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Künstliche Intelligenz spart keine Kosten, wenn man die Arbeit nicht neu gestaltet.

14. Oktober 2026

Künstliche Intelligenz senkt die Kosten nicht von selbst; sie reduziert lediglich den Aufwand für bestimmte Aufgaben. Diese freigesetzte Arbeitskraft führt nur dann zu Einsparungen, wenn die Arbeitsabläufe an die neue Fähigkeit angepasst werden. Ohne diese Anpassung geht die eingesparte Zeit verloren, und das Endergebnis verbessert sich nicht.

McKinsey hat dies in seiner globalen Studie von 2025 präzise gemessen: Der Faktor mit dem stärksten Einfluss auf das EBIT ist die grundlegende Neugestaltung von Arbeitsabläufen, und nur 211 % der Unternehmen, die generative KI einsetzten, hatten dies getan. Besonders leistungsstarke Unternehmen haben dies etwa dreimal häufiger umgesetzt.

Das ist mit Abstand die wichtigste und umsetzbarste Schlussfolgerung des gesamten Zyklus.

Warum verfliegt die freigewordene Zeit?

Ein Geschäftsprozess ist nicht die Summe einzelner Aufgaben, sondern eine Abfolge mit Wartezeiten, Koordinations- und Validierungsmechanismen. Die Beschleunigung einer einzelnen Aufgabe innerhalb dieser Abfolge beschleunigt nicht die gesamte Abfolge, da der Engpass üblicherweise an anderer Stelle liegt.

Drei spezifische Mechanismen machen Einsparungen zunichte:

Die darauffolgende Wartezeit absorbiert die Verbesserung. Wenn die Erstellung des Berichts von zwei Stunden auf zwanzig Minuten verkürzt wird, die Überprüfung aber weiterhin drei Tage dauert, ändert sich die Zykluszeit kaum.

Die Zeit ist fragmentiert. Zwanzig Minuten, die man zu fünf verschiedenen Tageszeiten spart, werden nicht zu zwanzig produktiven Minuten, sondern zu fünf Pausen.

Der Aufgabenbereich erweitert sich. Wenn das Schreiben billig ist, wird mehr geschrieben. Es entstehen Berichte, die zuvor nicht erstellt wurden, weil sie nicht rentabel waren, und die Gesamtarbeitsbelastung sinkt nicht.

Keiner der drei Fälle ist auf ein Versagen der Technologie zurückzuführen. Alle drei sind das Ergebnis einer Optimierung einer Aufgabe ohne Änderung des Prozesses.

Was bedeutet Redesign eigentlich?

Ebene

Was ändert sich?

Kostenauswirkungen

Helfen

Die Leute machen dasselbe, nur schneller.

Wahrnehmung von Beweglichkeit, ohne messbaren Effekt

Automatisieren Sie die Aufgabe

Das System führt eine Aufgabe aus

Teilweise Einsparungen, die durch Wartezeiten aufgezehrt werden

Den Ablauf neu gestalten

Schritte, Validierungen und Wartezeiten verschwinden.

Änderung der Zykluszeit und der Kosten

Der Unterschied zwischen der zweiten und dritten Zeile entscheidet darüber, ob ein Return erzielt wird. Und die dritte Zeile erfordert etwas, was die zweite nicht erfordert: Entscheidungen darüber treffen, wie Menschen arbeiten, Dadurch wird es zu einem Managementprojekt und nicht zu einem Technologieprojekt.

Die vier Fragen, die eine echte Neugestaltung definieren:

  1. Welche Validierung existiert nur deshalb, weil es zuvor keine Möglichkeit gab, sie an der Quelle zu überprüfen? Viele Überarbeitungen sind Überbleibsel einer Beschränkung, die nicht mehr existiert.
  2. Welche Informationen werden manuell erneut eingegeben? Jede manuelle Kopie zwischen Systemen ist ein Schritt, der entfallen kann.
  3. Was erwarten Sie zwischen den einzelnen Schritten und warum? Den größten Teil der Zykluszeit verbringt man üblicherweise mit Warten, nicht mit Arbeiten.
  4. Welche Entscheidungen könnten mit den nun verfügbaren Informationen schneller getroffen werden? Eine im Voraus getroffene Entscheidung erspart in der Regel zwei nachfolgende Schritte.

Das eigentliche Hindernis ist nicht technischer Natur.

Die Neugestaltung eines Arbeitsablaufs bedeutet, dass jemand seine bisherige Tätigkeit unterbrechen muss. Selbst wenn keine Stellen abgebaut werden – was in den meisten Fällen der Fall ist –, ändern sich die Verantwortlichkeiten, und das ruft berechtigten Widerstand hervor.

Drei Bedingungen ermöglichen die Neugestaltung:

Eine verantwortliche Person mit der entsprechenden Autorität über den gesamten Prozess. Wenn der Arbeitsablauf drei Abteilungen durchläuft und die zuständige Person nur für eine davon die Befugnis hat, bleibt die Neugestaltung an den Schnittstellen stecken. Deshalb bestehen wir darauf, dass Jedes Projekt braucht einen Geschäftsinhaber [interner Link].

Ein klares Ziel für die frei gewordenen Kapazitäten. Wachstum aufnehmen, Service verbessern, Durchlaufzeiten verkürzen. Wenn niemand sagt, was mit der eingesparten Zeit geschehen soll, geht das Unternehmen vom Schlimmsten aus und verteidigt sich.

Beteiligung der Person, die den Prozess durchführt. Nicht etwa aus Gründen der politischen Korrektheit, sondern weil nur sie die Ausnahmen und die ungeschriebenen Regeln kennen, und ohne diese Informationen scheitert die Neugestaltung in der Produktion.

Wie kann der Vorgang ohne Anhalten durchgeführt werden?

Eine vollständige Prozessneugestaltung ist ein umfangreiches und risikoreiches Projekt. Die funktionierende Version ist eingeschränkt.

  1. Wählen Sie ein Verfahren mit bekanntem Volumen und Schmerzempfinden. Nur einer.
  2. Messen Sie den Ausgangswert über zwei bis drei Wochen. Zykluszeit, Anzahl der Hände, Wartezeiten, Korrekturen.
  3. Stellen Sie den tatsächlichen Prozess einschließlich der Ausnahmen dar. Was wirklich passiert, nicht das, was im Handbuch steht.
  4. Den Entwurf auf Papier überarbeiten und mit der Person, die ihn umsetzt, abstimmen. Bevor wir auf die Technologie eingehen.
  5. Die Umsetzung sollte stufenweise erfolgen, wobei die Fortschritte fortlaufend gemessen werden. Und vergleichen Sie dies mit dem Ausgangswert.

Diese Vorgehensweise bietet einen entscheidenden Vorteil: Die Schritte 2, 3 und 4 schaffen Mehrwert, selbst ohne den Einsatz neuer Technologien. Häufig werden in Schritt 3 Verbesserungspotenziale entdeckt, die sich innerhalb einer Woche ohne neue Software umsetzen lassen.

Die Frage, die den Ton für das Gespräch vorgibt

Bei jedem Vorschlag zur Kostenreduzierung durch KI kommt es auf eine Frage an: Was wird nicht mehr getan werden?

Wenn es eine konkrete Lösung gibt – diese Validierung entfällt, dieser Bericht wird nicht mehr erstellt, diese Dateneingabe wird eliminiert –, dann erfolgt eine Neugestaltung und es ergeben sich Einsparungen. Lautet die Lösung hingegen, dass alles weiterhin, aber schneller abläuft, dann gibt es Unterstützung, die die Arbeitserfahrung verbessert, aber das Ergebnis nicht verändert.

Beide Optionen könnten sich lohnen. Nur eine davon kann als Geschäftsmodell dargestellt werden.

Häufig gestellte Fragen

Warum senkt KI die Kosten nicht automatisch?

Denn es reduziert den Aufwand für einzelne Aufgaben, nicht aber die Gesamtprozesszeit. Die Einsparungen verpuffen auf dreifache Weise: Durch nachfolgende Wartezeiten wird die Verbesserung zunichtegemacht, die freigewordene Zeit wird in Pausen aufgeteilt, und die Arbeitsbelastung steigt, weil die kostengünstigeren Aufgaben häufiger erledigt werden müssen.

Ziel ist es, Schritte, Validierungen und Wartezeiten zu eliminieren, nicht nur Prozesse zu beschleunigen. Das bedeutet, Validierungen aufgrund veralteter Beschränkungen zu entfernen, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren, Wartezeiten zwischen den Schritten zu verkürzen und Entscheidungen, die nun früher getroffen werden können, zu beschleunigen.

Laut McKinsey (2025) haben nur 211 % der Unternehmen, die generative KI eingeführt haben, ihre Arbeitsabläufe grundlegend umgestaltet, obwohl dies der Faktor ist, der am stärksten mit den Auswirkungen auf das EBIT korreliert. Besonders leistungsstarke Unternehmen tun dies etwa dreimal häufiger.

Es handelt sich nicht um ein technisches Problem; es geht schlichtweg darum, dass jemand seine bisherige Tätigkeit einstellt. Drei Bedingungen sind erforderlich: eine verantwortliche Person mit der Befugnis, den gesamten Prozess zu steuern, ein klar definiertes Ziel für die freigewordenen Kapazitäten und die Beteiligung derjenigen, die den Prozess ausführen, da diese die Ausnahmen und ungeschriebenen Regeln kennen.

Auswahl eines einzelnen Prozesses mit bekanntem Volumen und Problemen, Messung des Ausgangszustands über zwei oder drei Wochen, Abbildung des tatsächlichen Prozesses mit seinen Ausnahmen, Überarbeitung auf dem Papier mit denjenigen, die ihn ausführen, und schrittweise Umsetzung auf Basis des gemessenen Ausgangszustands.

Welche Tätigkeiten werden wegfallen? Gibt es eine konkrete Antwort – beispielsweise einen wegfallenden Validierungsprozess, einen nicht mehr erstellten Bericht oder eine abgeschaffte Datenwiedereinführung –, dann ergeben sich Möglichkeiten zur Neugestaltung und Kosteneinsparung. Wird alles weiterhin, aber schneller erledigt, dann bietet das Unterstützung.

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