Die größten Datenpannen vieler Unternehmen entstanden nicht durch Angriffe, sondern durch ein monatliches Abonnement für 20 €, das mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurde. Man spricht hier von *Schatten-KI*: Künstliche Intelligenz-Tools, die von Abteilungen eingesetzt werden, ohne dass diese über Kenntnisse der Technologie, der Sicherheit oder des Datenschutzbeauftragten verfügen.
Es ist kein Disziplinproblem. Es ist die vorhersehbare Folge davon, dass diese Werkzeuge billig, sofort einsetzbar und installationsfrei sind.
Wenn ein Bericht aus einer Tabellenkalkulation stammte, wurde er misstrauisch beäugt. Stammt er von einem KI-System, wird er in einer Besprechung diskutiert.
Der IBM-Bericht „Cost of a Data Breach 2025“, der in seiner zwanzigsten Auflage vorliegt und gemeinsam mit Ponemon auf Basis von Daten aus rund 600 Organisationen erstellt wurde, liefert Zahlen, die jeder internen Diskussion ein Ende setzen:
Diese letzte Information erklärt die anderen drei. Wenn es keine autorisierte und vernünftige Möglichkeit gibt, ein Problem zu lösen, lösen die Menschen es mit allem, was sie finden können.
Die instinktive Reaktion vieler Gremien besteht darin, ein Rundschreiben zu veröffentlichen, das den Einsatz externer KI-Tools verbietet. Dies hat drei Folgen, von denen keine die gewünschten ist:
Der Nutzen verschwindet nicht: Er wird nur versteckt. Wechseln Sie vom Firmenlaptop zum privaten Handy, wo keine Sichtverbindung besteht.
Nützliche Informationen gehen verloren. Zu wissen, welche Werkzeuge die Mitarbeiter verwenden, gibt Aufschluss darüber, welche ungelösten Probleme die Organisation tatsächlich hat.
Wer versucht, es besser zu machen, wird bestraft. Die kulturellen Kosten sind hoch und lang anhaltend.
Die funktionierende Alternative ist unbequem, weil sie Aufwand erfordert: bieten Sie eine autorisierte Route an, die mindestens genauso bequem ist. Wenn die genehmigte Option langsamer ist als die Option mit der Firmenkarte, verliert die Police.
Risiko | Wie es sich konkretisiert | Wirksame Kontrolle |
Informationsleck | Ein Vertrag, eine Gehaltsabrechnung oder firmeneigener Code wird in ein öffentliches Tool eingefügt. | Autorisierter Kanal mit Datenverarbeitungsvereinbarung |
Nicht nachvollziehbare Entscheidung | Jemand entscheidet sich für eine Antwort, die niemand rekonstruieren kann. | Registrierung und Pflicht zur Quellenangabe |
Nichteinhaltung von Vorschriften | Personenbezogene Daten, die außerhalb des angegebenen Rahmens verarbeitet werden | Inventarisierung und Klassifizierung nach Anwendungsfall |
Unsichtbare Abhängigkeit | Ein Prozess wird somit von einem Werkzeug abhängig, das niemand genehmigt hat. | Bestandsaufnahme und regelmäßige Überprüfung |
Der vierte Punkt wird am wenigsten diskutiert und birgt die meisten Überraschungen. Eine Abteilung richtet einen Workflow um ein Tool herum ein, das Tool ändert seinen Preis oder verschwindet, und plötzlich steht ein operativer Prozess still, ohne dass irgendjemand in der IT-Abteilung von dieser Abhängigkeit wusste.
Eine komplexe Implementierung ist nicht erforderlich. Vier Routen decken den größten Teil ab:
Das Ergebnis dieser vier Ansätze ist eine Bestandsaufnahme, die den Ausgangspunkt jeder Governance-Politik bildet. Ohne eine solche Bestandsaufnahme ist Politik lediglich ein Dokument über eine unbekannte Realität, wie wir bereits in unserer Diskussion erläutert haben. Die Verpflichtungen des KI-Gesetzes und wo man anfangen soll
Eine autorisierte, gute und schnelle Route. Ein oder zwei zugelassene Tools, mit einer Datenverarbeitungsvereinbarung, einfachem Zugang und ohne bürokratische Hürden für die Inbetriebnahme.
Eine verständliche Datenregel. Kein zwanzigseitiges Dokument. Drei Zeilen: Welche Informationen verlassen niemals interne Systeme, was genehmigungspflichtig ist und was uneingeschränkt zugänglich ist. Was nicht auf eine Karte passt, wird nicht befolgt.
Kurze und zielgerichtete Schulung. Zehn Minuten darüber, was wirklich passiert, wenn man Informationen in ein externes Tool einfügt. Die meisten Menschen tun das nicht versehentlich, sondern weil sie nicht verstehen, wie es funktioniert.
Ein Kanal zur Anforderung von Werkzeugen. Mit Reaktionszeiten innerhalb von Tagen, nicht Quartalen. Die Geschwindigkeit dieses Kanals gibt Aufschluss über den Grad der Schatten-KI in einer Organisation – besser als jeder Standard.
Vierteljährliche Bestandsprüfung. Kurz gesagt: Was wurde hinzugefügt, was wurde eingestellt, welche Zugriffsrechte müssen widerrufen werden?.
Dieses Problem lässt sich als Sicherheitsproblem nur unzureichend verteidigen, da es mit anderen Prioritäten konkurriert. Es lässt sich jedoch gut verteidigen, wenn es anhand zweier Zahlen präsentiert wird.
Das erste ist von IBM: 670.000 US-Dollar durchschnittliche Kostenüberschreitung Wenn unautorisierte KI an einem Sicherheitsvorfall beteiligt ist. Die zweite Frage betrifft uns selbst: Wie viele KI-Abonnements tauchen in den Ausgaben des letzten Quartals auf, von denen niemand in der IT-Abteilung wusste?.
Diese zweite Zahl, die man am Nachmittag erhält, beendet in der Regel die Diskussion.
Dies bezieht sich auf die Nutzung von KI-Tools, die von Abteilungen ohne Wissen oder Genehmigung der IT-, Sicherheits- oder Datenschutzbeauftragten beauftragt oder eingesetzt werden. Typischerweise geschieht dies über kostengünstige Abonnements, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt werden.
Laut dem IBM-Bericht „Cost of a Data Breach 2025“ betrafen 20% der analysierten Datenschutzverletzungen nicht autorisierte KI, und diese Vorfälle verursachten zusätzliche Kosten in Höhe von durchschnittlich 670.000 US-Dollar, zusätzlich zu den durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung von 4,44 Millionen US-Dollar.
Da die Nutzung nicht verschwindet, sondern sich lediglich auf private Geräte verlagert, wo sie nicht nachvollziehbar ist, gehen wertvolle Informationen über ungelöste organisatorische Probleme verloren, und diejenigen, die Verbesserungen anstreben, werden benachteiligt. Die wirksame Alternative besteht darin, einen ebenso komfortablen, autorisierten Kanal anzubieten.
Über vier Wege: Überprüfung von Firmenkartenabonnements und Spesenabrechnungen, Analyse des Netzwerkverkehrs und der Anmeldungen bei Firmenkonten, eine interne Umfrage mit ausdrücklicher Amnestie und Überprüfung von Drittanbieterintegrationen mit Zugriff auf E-Mail, Speicher oder CRM.
Eine dreizeilige Datenregel – welche Informationen die Systeme selbst niemals verlassen, welche einer Genehmigung bedürfen und welche frei zugänglich sind –, ein oder zwei autorisierte Tools mit einem Datenverarbeitungsvertrag, ein Kanal zur Anforderung neuer Tools mit einer Antwort innerhalb weniger Tage und eine vierteljährliche Bestandsprüfung.
Ja. Jegliche regulatorische Verpflichtung ergibt sich aus der Kenntnis der im Unternehmen vorhandenen KI-Systeme, der darin enthaltenen Daten und der jeweiligen Verantwortlichen. Nicht erfasste Systeme werden von der Risikoklassifizierung und somit auch von jeglichen Compliance-Maßnahmen ausgeschlossen.
Wissen Sie, welche KI-Tools in Ihrem Unternehmen heute eingesetzt werden? Wir haben den tatsächlichen Bestand erfasst, das Risiko nach Anwendungsfall klassifiziert und die autorisierte Route so gestaltet, dass die Leute sie nicht meiden müssen. Lass uns reden → |
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