Salesforce, HubSpot y otros SaaS estándar tienen sentido cuando repre‐ sentan menos del 70% de tu operación crítica. Cuando son el corazón del
negocio, el software a medida sale más barato a partir del año tres, da propiedad real del código, evita el lock-in y permite ventaja competitiva. La
cuenta a cinco años incluye licencias, integraciones, consultoras certifica‐ das y coste de oportunidad. Para empresas con +50 usuarios el punto de
cruce suele estar entre 200 y 400k euros de inversión inicial.
La comparación entre software a medida y SaaS estándar suele resolver‐ se mal porque se compara la cifra inicial. Salesforce dice “150 € por usuario y mes”. Software a medida dice “180.000 € de proyecto inicial”. El SaaS gana, fin del análisis. Esa comparación es ingenua. Una vez metes el coste de licencias multiplicado por el número de usuarios reales, sumas la consultora certificada que necesitas para configurarlo, las integracio‐ nes, los add-ons, las migraciones cada vez que el SaaS cambia de pricing
y el coste de no poder hacer lo que tu negocio necesita, la cuenta cambia de cara.
Una comparación honesta tiene tres dimensiones: coste financiero a 5 años, riesgo operativo y propiedad del código. Las tres importan.
Tomemos un caso típico: empresa de 100 usuarios que necesita un CRM
con flujos comerciales, postventa, integración con ERP y portal de cliente.
Opción A · Salesforce Sales Cloud + Service Cloud +
Experience Cloud
Licencias 100 usuarios × 165 €/mes × 12 × 5 = 990.000 €
Implantación inicial con consultora certificada: 120.000 €
Add-ons (CPQ, marketing automation, integraciones): 240.000 € en 5
años
Coste de personal interno dedicado al CRM: 80.000 € × 5 = 400.000 €
Total a 5 años: ~1.750.000 €
Opción B · Software a medida con TCG
Desarrollo inicial: 280.000 €
Mantenimiento evolutivo años 2-5: 60.000 €/año × 4 = 240.000 €
Hosting y licencias terceros: 18.000 €/año × 5 = 90.000 €
Personal interno dedicado al sistema: 80.000 € × 5 = 400.000 €
Total a 5 años: ~1.010.000 €
La diferencia es de 740.000 € a favor del software a medida en cinco
años. Punto de cruce: aproximadamente al final del año dos.
El cálculo anterior favorece al software a medida en este caso, pero hay tres situaciones donde Salesforce o HubSpot siguen siendo la opción correcta:
La regla práctica: si menos del 30% de tu operación crítica vive en el sistema, ve con SaaS. Si más del 70%, ve con software a medida. Entre
el 30% y el 70%, depende del riesgo operativo y la propiedad del código.
El SaaS estándar tiene un riesgo operativo que suele subestimarse: dependes de las decisiones del proveedor. Cambios de pricing son habituales (Salesforce ha subido precios entre el 8% y el 15% al año varias
veces). Discontinuaciones de productos también (HubSpot ha eliminado
planes que clientes usaban). Lock-in de datos: salir de un SaaS grande
con cinco años de historial cuesta entre 6 y 18 meses de proyecto.
El software a medida tiene otro riesgo distinto: depende del proveedor que
lo construyó. Mitigarlo exige código entregado al cliente, documentación
auditable, propiedad intelectual del cliente desde el día uno y un equipo
interno (aunque sea pequeño) que pueda mantenerlo o cambiar de proveedor sin partir de cero. En TCG eso es estándar contractual, no opción.
Uno de los puntos menos discutidos: cuando construyes software a medida, eres dueño. El código es tuyo, los datos son tuyos, las decisiones son
tuyas. En SaaS, alquilas. Un día Salesforce puede subir el precio, cambiar términos o ser comprado por un competidor tuyo. Es legítimo y es su
negocio, pero cambia tu riesgo.
Para empresas que consideran que su software es ventaja competitiva (la mayoría hoy), la propiedad importa. Construyes algo que es tuyo, que se
mejora cada mes y que tus competidores no pueden comprar. Eso, en cinco años, no aparece en ninguna hoja de cálculo, pero define qué
empresa es la que sigue creciendo.
Cinco situaciones donde la respuesta es siempre software a medida:
Si reconoces tres o más, la cuenta probablemente ya juega a favor delsoftware a medida.
Como referencia: entre 250.000 € y 400.000 € de proyecto inicial con TCG, según alcance y módulos. Mantenimiento posterior alrededor del 20% anual del
coste inicial.
Para una empresa de 100-500 usuarios, entre 6 y 12 meses para el primer release con módulos críticos. Después se itera por módulos sobre un sistema ya en producción.
Sí. Hemos hecho varias migraciones. Lo más complejo es el histórico de datos y los flujos comerciales acoplados. Lo más fácil es la mejora de productividad
post-migración, que suele ser inmediata.
Es muy raro que pase, pero técnicamente posible: si el código es tuyo y está bien documentado, exportar datos a un SaaS estándar es estándar.
Por eso el código tiene que ser del cliente desde el día uno y la documentación auditable. En TCG es contractual: si desaparecemos mañana, otro equipo
puede continuar el proyecto.
Sí, y es habitual: SaaS estándar para lo accesorio (marketing automation, soporte, RRHH) + software a medida para el corazón del negocio. Es el patrón que vemos más en empresas serias.
Una auditoría de 10 días con TCG cubre el análisis de procesos, el inventario de SaaS actual, el cálculo TCO a cinco años y la recomendación final. Coste cerrado, sin compromiso de ejecutar después con nosotros.
La elección entre software a medida y SaaS estándar no es ideológica, es financiera y operativa. La respuesta correcta depende de tres variables:
tamaño de la empresa, peso del software en la operación crítica y riesgo aceptado. Para empresas medianas y grandes con software como ventaja
competitiva, el software a medida gana en la cuenta a cinco años en la mayoría de los casos. Pero hay que hacer el cálculo bien, no por intuición.
Si estás en este punto de decisión, la auditoría previa cuesta una fracción del proyecto y evita una elección equivocada que afecta los próximos diez
años de operativa.
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