تتراكم عمليات الأتمتة بسهولة لدرجة أنها تصبح غير مرئية. كل واحدة منها حلت مشكلة محددة في وقتها، ولم يتم توثيق أي منها بشكل كامل، وبعد عامين يمكن أن يكون لدى شركة متوسطة الحجم عشرات من مسارات العمل النشطة التي لم يراجعها أحد، والتي تتداخل أحيانًا، وتعتمد عليها عمليات لم يقم أحد برسم خرائط لها.
ليست المشكلة في التكنولوجيا القديمة أو سوء الإدارة، بل هي النتيجة الطبيعية لحل المشاكل بسرعة لفترة طويلة جداً.
لا أحد يملك القائمة الكاملة. عند السؤال عن عدد عمليات التشغيل الآلي النشطة، تكون الإجابة تقديرية.
توجد تدفقات متداخلة. تقوم عمليتان آليتان مختلفتان بتحديث نفس الحقل بمعايير مختلفة، وتعتمد النتيجة على أي منهما يتم تنفيذه تالياً.
توجد تدفقات الزومبي. إنهم يواصلون العمل وفق عملية تغيرت منذ أشهر. إنهم يستهلكون الموارد، وأحياناً ينتجون آثاراً غير متوقعة.
يتم اكتشاف الأعطال متأخراً. قد يستمر نظام التشغيل الآلي الذي يتوقف عن العمل بصمت لأسابيع دون أن يلاحظه أحد، إلى أن تضيع المعلومات في مكان ما.
المعرفة موجودة لدى قلة من الناس. عندما يرحل شخص ما، يتضح ما الذي كان يعتمد على ما بناه.
يمكن قبول أيٍّ من هذه العناصر الخمسة على حدة. أما العناصر الخمسة مجتمعة فتمثل طبقة تشغيلية لا تسيطر عليها المنظمة.
حتى الآن، كانت الأتمتة حتمية: فهي دائماً ما تفعل الشيء نفسه. قد يكون تصميمها سيئاً، لكنها كانت قابلة للتنبؤ، وقد سمحت هذه القدرة على التنبؤ لها بالتعايش مع نقص التوثيق.
عند إضافة عناصر اتخاذ القرار - كالوكلاء والمصنفات ونماذج التفسير - يختفي التنبؤ. قد تُحل الحالة نفسها بطرق مختلفة تبعًا للسياق، وبدون سجلات، لا سبيل لمعرفة السبب.
تشير غارتنر تحديداً إلى عدم كفاية ضوابط المخاطر كأحد الأسباب الثلاثة التي تجعلها تتوقع إلغاء أكثر من 401 مشروعاً للذكاء الاصطناعي الوكيل قبل نهاية عام 2027. إن إضافة سلطة اتخاذ القرار إلى طبقة كانت بالفعل غير خاضعة للرقابة يضاعف المشكلة بدلاً من حلها.
مجال | ماذا تختار؟ | لماذا يُعد ذلك مهماً؟ |
|---|---|---|
الاسم والغرض | ماذا تفعل هذه العبارة في جملة تجارية؟ | اكتشاف التداخلات |
مالك | الشخص، وليس القسم | معرفة من تسأل |
الأنظمة التي يؤثر عليها | ما يقرأه وما يكتبه | قيّم أثر الفشل |
أوراق اعتماد | بأي هوية يتم تنفيذ ذلك؟ | مخاطر التصاريح والاستمرارية |
الأهمية | ماذا يحدث إذا توقف عن العمل؟ | أعط الأولوية للمراجعة |
آخر مراجعة | تاريخ | تحديد التدفقات الزومبي |
ستة حقول. هذا يكفي لاستعادة السيطرة، وهو قصير بما يكفي ليملأه الناس. أما قائمة تضم عشرين حقلاً فلا تكتمل أبداً.
يتم تسجيل كل تدفق جديد عند إنشائه. مع جميع الحقول الستة. ثلاثون ثانية.
يحتوي كل تدفق على تنبيه صامت في حالة الفشل. إذا توقف عن العمل، فسيكتشف أحدهم ذلك. إنه الحل الأرخص والأكثر فعالية في منع الحوادث.
مراجعة سنوية للنقاد. هذا رأي النقاد فقط. هل لا يزال ذلك ضرورياً؟ هل لا يزال يفعل الصواب؟ هل لا يزال مالكه يعمل في الشركة؟
عند مغادرة أي شخص، يتم فحص أغراضه. ينبغي أن يكون ذلك جزءًا من إجراءات الخروج، تمامًا مثل إعادة الكمبيوتر المحمول.
لا يتطلب أيٌّ من هذه المهام الأربع أداةً أو مشروعاً جديداً. جميعها تتطلب تكليف شخصٍ ما بهذه المهمة، وهو ما يكون مفقوداً عادةً.
الترتيب الأمثل ليس جرد كل شيء، بل البدء بالمخاطر:
يُتيح هذا الطلب التحكم في الأمور المهمة في غضون أسابيع، بدلاً من جرد كامل في غضون عام.
لمعرفة الوضع الذي تمر به المنظمة، يكفي إجراء اختبار واحد: افصل ذهنياً عن الشخص الذي أنشأ أكبر عدد من عمليات التشغيل الآلي واسأله عما قد يتوقف عن العمل.
إذا لم يستطع أحد الإجابة بيقين، فلن يكون هناك حوكمة لطبقة الأتمتة. وهذه الطبقة، في العديد من الشركات، تدعم بالفعل جزءًا كبيرًا من العمليات اليومية دون أن تظهر على أي خريطة للأنظمة.
خمسة أعراض: لا أحد لديه القائمة الكاملة، وهناك سير عمل متداخل يقوم بتحديث نفس البيانات بمعايير مختلفة، وهناك عمليات أتمتة معطلة للعمليات التي تغيرت بالفعل، ويتم اكتشاف حالات الفشل بعد أسابيع، وتعتمد المعرفة على عدد قليل جدًا من الأشخاص.
ستة: الاسم والغرض من الناحية التجارية، والمالك بالاسم وليس القسم، والأنظمة التي يقرأها ويكتبها، وبيانات الاعتماد التي يعمل بها، والأهمية بناءً على ما سيحدث إذا توقف عن العمل، وتاريخ آخر مراجعة.
نظراً لأن الأتمتة التقليدية كانت حتمية وبالتالي قابلة للتنبؤ، فقد سمحت بنقص في التوثيق. أما بإضافة عناصر صنع القرار، فيمكن حل الحالة نفسها بطرق مختلفة، وبدون سجلات، لا توجد طريقة لمعرفة السبب.
رابعاً: تسجيل كل تدفق جديد عند إنشائه، وإعداد تنبيه صامت للفشل لكل تدفق، ومراجعة التدفقات الحرجة فقط سنوياً، وإدراج مراجعة أتمتة الشخص في إجراءات إنهاء الخدمة بالشركة.
بناءً على المخاطر، وليس على الجرد الكامل: قم بإدراج عمليات التشغيل الآلي التي تكتب إلى الأنظمة الحيوية، وحدد تلك التي تقوم بإجراءات لا رجعة فيها مثل المدفوعات أو الاتصالات مع العملاء، وقم بمراجعة تلك أولاً، وحدد تاريخًا محددًا للمرحلة الثانية.
اسأل عن العمليات التي ستتوقف عن العمل في حال غياب الشخص الذي أنشأ معظم أنظمة التشغيل الآلي. إذا لم يستطع أحد الإجابة بيقين، فإن طبقة التشغيل الآلي تدعم جزءًا من العملية دون أن تظهر على أي خريطة للأنظمة.
كم عدد عمليات التشغيل الآلي النشطة التي تمتلكها شركتك اليوم؟ نقوم بجرد الأصول، وتحديد المشكلات الحرجة، وضمان الملكية والأذونات والتنبيهات التي تدعم عملياتك. لنتحدث → |
Español Español 
English
Français
العربية
Português
Deutsch
Italiano
