شعار

العائق الذي لا يراه أحد: لماذا تعتمد شركتك بشكل مفرط على الأشخاص الرئيسيين (وكيفية تحويل هذا الخطر إلى نظام قابل للتطوير)

تستمر العمليات، ويتم خدمة العملاء، وتستمر العمليات التشغيلية.

لكن هناك حقيقة صامتة لا يرغب الكثيرون في الاعتراف بها:

هناك أشخاص لا يمكن للشركة أن تستمر بدونهم.

  • شخص "يعرف كيف يفعل كل شيء"“
  • شخص "يحل المشاكل عند ظهورها"“
  • شخص "يفهم النظام بأكمله"“

طالما أن هؤلاء الأشخاص موجودون، فإن كل شيء يسير على ما يرام.
عندما لا يكونون موجودين، تظهر الأخطاء والتأخيرات والفوضى.

بالنسبة الى غارتنر, أكثر من تعتمد 55% من الشركات بشكل حاسم على المعرفة غير الموثقة لتشغيل العمليات الرئيسية.

هذه ليست مشكلة تتعلق بالمواهب.
إنها مشكلة تصميم النظام.

القيمة الخاطئة للتبعية

للوهلة الأولى، يبدو وجود الأشخاص الرئيسيين ميزة.

إنهم فعالون.
إنهم يحلون الأمور بسرعة.
لديهم خبرة.

لكن هذا الاعتماد يولد مخاطر هيكلية:

  • العمليات غير الموثقة
  • القرارات المركزية
  • صعوبة التسلق
  • قابلية التأثر بالغيابات
  • قيود الأتمتة

ماكينزي ويشير التقرير إلى أن المنظمات التي تعتمد بشكل كبير على الأفراد الرئيسيين لديها قدرة أقل على النمو المستدام.

المشكلة ليست في الشخص.
المسألة هي يعتمد النظام عليها.

عنق الزجاجة الخفي

عندما تتركز المعرفة في أيدي عدد قليل من الأشخاص، تنشأ عقبة تشغيلية.

كل شيء يتوقف على:

  • الموافقات
  • عمليات التحقق
  • التقييمات
  • القرارات

يؤدي هذا إلى إبطاء النظام والحد من استجابته.

بعض الأعراض:

  • العمليات التي تتوقف عن انتظار التحقق
  • المهام المتراكمة لدى بعض الأشخاص
  • قرارات تستغرق وقتاً أطول من اللازم

فورستر وتشير التقديرات إلى أن الاختناقات التشغيلية يمكن أن تقلل من كفاءة الأعمال بأكثر من واحد 20%.

أخطر ما في الأمر هو أن العديد من الشركات تعتبر ذلك أمراً طبيعياً.

المشكلة الأساسية: المعرفة غير المنظمة

المشكلة الحقيقية ليست في التبعية بحد ذاتها، بل في نوع المعرفة الموجودة.

في العديد من المنظمات، المعرفة هي:

  • غير رسمي
  • غير موثق
  • يصعب نقلها
  • بناءً على التجربة الفردية

وهذا يمنع:

  • تدريب فرق جديدة
  • أتمتة العمليات
  • عمليات على نطاق واسع

المعرفة غير المنظمة تحد من النمو.

تكامل الأنظمة: القضاء على النقاط الحرجة

عندما لا تتكامل الأنظمة، يصبح الناس هم الجسر بينها.

هذا يخلق تبعية.

يُتيح التكامل ما يلي:

  • التدفق التلقائي للمعلومات
  • إلغاء المهام اليدوية
  • التماسك بين المناطق

عندما تعمل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وغيرها من الأنظمة معًا، فإن النظام لم يعد يعتمد على الأشخاص لكي يعمل.

الذكاء الاصطناعي: جمع المعرفة التشغيلية

يُمكّننا الذكاء الاصطناعي من رصد أنماط السلوك وتحويلها إلى قواعد تشغيلية.

وهذا يسمح بما يلي:

  • تكرار القرارات
  • تحديد أفضل الممارسات
  • تحسين العمليات

بالنسبة الى مراجعة إدارة سلون من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا, الشركات التي تستخدم الذكاء الاصطناعي لدعم العمليات التشغيلية تحقق قدراً أكبر من الاتساق والكفاءة.

يحوّل الذكاء الاصطناعي التجربة إلى نظام.

العمارة: أساس الاستقلال

لا يمكن تحقيق الاستقلال التشغيلي باستخدام أدوات معزولة.

ويتحقق ذلك من خلال الهندسة المعمارية.

تتيح بنية مناسبة ما يلي:

  • تحديد عمليات واضحة
  • دمج الأنظمة
  • أتمتة سير العمل
  • تقليل الاعتماد

بدون بنية تحتية، يعتمد النظام على الناس.
في مجال الهندسة المعمارية، يعمل النظام وفقًا للتصميم.

مخاطر الأعمال

يؤدي الاعتماد المفرط إلى مخاطر:

  • انقطاعات التشغيل
  • فقدان الوعي
  • صعوبة النمو
  • القيود في عملية صنع القرار

بالنسبة الى ديلويت, تتمتع الشركات التي لديها عمليات منظمة بقدرة أكبر على الصمود والتكيف.

علامات تحذيرية

قد تواجه شركتك هذه المشكلة إذا:

  • هناك مهام لا يستطيع القيام بها إلا شخص واحد.
  • العمليات غير موثقة
  • تعتمد القرارات على عدد قليل من العوامل
  • تزداد الأخطاء عندما لا يكون هناك شخص حاضر.

تشير هذه العلامات إلى أن النظام غير مصمم للتوسع.

على مجموعة السحابة, نحن نساعد الشركات على تحويل عملياتها إلى أنظمة مستقلة وفعالة وقابلة للتوسع.

يشمل نهجنا ما يلي:

  • تصميم البنية التكنولوجية
  • تكامل الأنظمة
  • أتمتة العمليات
  • تطبيق الذكاء الاصطناعي
  • هيكلة المعرفة

الأمر لا يتعلق باستبدال الأشخاص.
يتعلق الأمر ببناء أنظمة تعمل باستمرار.